Wykorzystanie robotów w organizacji optymalizuje koszty obsługi procesów oraz w efekcie zwiększa zadowolenie pracowników, Realizacja zadań przez roboty, począwszy od prostych zleceń po bardziej złożone, w których roboty rozwijają swoje kompetencje, jest łatwa do zmierzenia.

Oprogramowanie typu RDA przeznaczone jest do automatyzacji operacji wykonywanych na pojedynczym stanowisku pracy (stacji roboczej). Robot automatyzuje działania wykonywane wcześniej manualnie przez człowieka za pomocą myszki i klawiatury. Start pracy robota jest inicjowany przez użytkownika stacji roboczej. Oprogramowanie naśladuje jego czynności w systemach informatycznych, wykonuje działania, inicjuje i wykonuje zadania zgodnie ze zdefiniowanym (nagranym) makrem – algorytmem. Robot pracuje w trybie nadzorowanym (Attended RPA).

Skuteczne wdrożenie Robotic Desktop Automation pozwala:

• automatyzować samodzielnie małe operacje lub części dużych procesów,
• osiągać szybkie rezultaty, w krótkim czasie przejść od pomysłu do wdrożenia automatyzacji,
• skalować używanie automatyzacji w organizacji, dzięki Robotowi Desktop zainstalowanemu na każdym stanowisku można wykonywać wcześniej przygotowane automatyzacje,
• udostępnić nowe narzędzie zespołowi, dostarczając pracownikom skuteczne narzędzie do optymalizacji ich pracy, zwiększenia wydajności i generowania oszczędności.

Oprogramowanie typu RPA pozwala automatyzować procesy poprzez przekazanie robotom softwarowym wykonywania operacji, które wcześniej realizowali ludzie. Aplikacja robotyczna kopiuje ruchy - kliknięcia człowieka w różnych programach komputerowych. Robot wykonuje szybko i bezbłędnie nagrane scenariusze pracy, tzw. makra. Programy instalowane są na serwerach, a w trakcie pracy nie jest wymagany nadzór człowieka (Unattended RPA). Start odbywa się zgodnie ze zdefiniowanym harmonogramem lub na podstawie zdefiniowanych wyzwalaczy (triggerów).

Kompleksowe wdrożeniu Robotic Process Automation pozwala:

• automatyzować skomplikowane operacje z dużą liczbą wyjątków; zaawansowane procesy wymagają sporych nakładów na analizę, development, ale ich wdrożenie zwiększa efektywność w organizacji;
• osiągać znaczące oszczędności z tytułu automatyzacji; początkowo kosztowne wytworzenie automatyzacji daje bardzo dużą skalę oszczędności i atrakcyjną stopę zwrotu;
• automatyzować bez asysty człowieka, ponieważ zadania mogą być realizowane przez roboty w godzinach nocnych, bez nadzoru człowieka i konieczności uruchamiania komputerów przez pracowników;
• automatyzować procesy realizowane z wykorzystaniem starych systemów (System Legacy); wszędzie tam, gdzie integracja IT wydaje się niemożliwa lub jest zbyt czasochłonna i kosztowna.

Procesy biurowe warte zrobotyzowania

Robotyzacja zadań przynosi najwięcej korzyści tam, gdzie mamy zadania powtarzalne, ustandaryzowane – o zidentyfikowanej procedurze wykonania, jednocześnie o wysokim stopniu skomplikowania, a co za tym idzie - dużej pracochłonności. Do automatyzacji nadają się także zadania, które pojawiają się okresowo, a ich wykonanie wymagane jest w krótkim czasie i z dużą precyzją. Istotną wartość przynosi również robotyzacja zadań, które są podatne na ludzkie błędy lub manipulację. Przekazanie zadań robotom softwarowym jest także zasadne w przypadku operacji wykonywanych na danych poufnych, gdzie z powodów bezpieczeństwa, lepiej powierzyć zadania maszynom. Innym rodzajem zadań, które warto przekazać Robotom Netia Automation to operacje na wielu systemach, wymagające przełączania się między wieloma interfejsami oraz agregacji dużej ilości danych cyfrowych z wielu źródeł.

Wielu managerów, odpowiedzialnych za przeprowadzenie transformacji cyfrowej w przedsiębiorstwach, stoi przed dylematem, jak wskazać najlepsze narzędzie do automatyzacji w swojej firmie. Rynek pełen jest rozwiązań RPA (Robotic Process Automation) i RDA (Robotic Desktop Automation), więc na co należy zwrócić szczególną uwagę dokonując wyboru?

W jaki jednak sposób można sprawdzić, gdzie tkwi przewaga danego narzędzia nad innym? Aspektem, na który na pewno należy zwrócić uwagę jest sposób identyfikacji elementów, w które robot ma „klikać”. Do popularnych narzędzi zalicza się integracja z WinAutomation (dla aplikacji desktopowych), obsługa XPath (dla web) czy uniwersalne rozpoznawanie obrazu. Są to technologie wykorzystywane przez większość narzędzi RPA, jednak sposób ich użycia różni się znacząco pomiędzy dostawcami usług robotycznych. Elementy, które warto sprawdzić:

• Czy narzędzie pozwala łączyć wiele technologii służących identyfikacji elementu aplikacji, stosując np. alternatywne metody wyboru dla konkretnego przycisku czy pola?

• Jak duża jest elastyczność w powyższych konfiguracjach tj. czy można stosować dynamiczne fragmenty ścieżek (zmienne czy wildcards)?

• W przypadku technologii rozpoznawania obrazu - czy jest to najprostsza implementacja, szukająca dokładnego dopasowania pikseli, jeden do jednego, czy może zastosowano zaawansowane algorytmy, uodparniające rozwiązanie na zmianę rozdzielczości lub schematu kolorów?

• Czy możliwe są do skonfigurowania złożone, wielopoziomowe warunki i pętle?

• Jakie rozwiązania są dostępne w kontekście obsługi błędów czy wyjątków?

• Duża różnorodność dostępnych akcji i technologii gwarantuje, że robot poradzi sobie nawet z najbardziej trudnymi do obsługi aplikacjami.

Dodatkowo należy zwrócić uwagę na listę zrealizowanych wdrożeń przy użyciu danego narzędzia, a w szczególności, jakie systemy udało się obsłużyć przy jego pomocy; najpopularniejszymi, wykorzystywanymi powszechnie są:

• Arkusze Excel

• Pliki PDF

• Aplikacje desktop, np. systemy księgowe czy ERP (np. SAP, Microsoft Dynamics)

• Popularne aplikacje webowe i portale WWW

• Systemy dostępne przy pulpit zdalny (np. Citrix)

Dostawcy platform prześcigają się we wdrażaniu nowych funkcjonalności i technologii, jednak równie ważnym, jeśli nie najważniejszym aspektem jest to, jak łatwo można je wykorzystać automatyzując proces. Waga tego kryterium jest w dużej mierze uzależniona od przyjętej w organizacji strategii rozwoju robotyzacji: czy chcemy bazować tylko na zewnętrznych ekspertach, czy może w dłuższej perspektywie planujemy zbudować kompetencje wewnątrz firmy. Jeśli w danej organizacji dominującym podejściem jest to drugie, łatwość użycia narzędzia staje się bardzo ważną kwestią. Pytania, na które warto sobie odpowiedzieć to m.in.:

• Czy narzędzie oferuje alternatywne w stosunku do manualnego sposoby budowania procesu, udostępniając np. nagrywarkę działającą w wielu środowiskach jednocześnie (desktop, web)?

• Jak łatwo skonfigurować warunki logiczne i pętle – czy poradzi sobie z tym np. pracownik zespołu biznesowego bez umiejętności programistycznych?

• Czy sposób prezentacji zapamiętanego „kodu” jest czytelny i łatwy w odbiorze?

• Czy interfejs narzędzia jest przyjazny użytkownikowi, zarówno od strony estetycznej, jak i dostępności najważniejszych funkcji?

Aspektem, którego na pewno nie można zignorować, są koszty związane z wdrożeniem platformy do robotyzacji. Na finalny koszt składają się:

• cena centralnej aplikacji do zarządzania robotami,

• ceny jednostkowe poszczególnych typów licencji,

• dostępność licencji równoległych (concurrent), ograniczająca maksymalną liczbę zalogowanych w danym momencie użytkowników, bez limitu maksymalnej liczby zarejestrowanych,

• koszt zatrudnienia ekspertów wyspecjalizowanych w danym narzędziu,

• koszt szkoleń, wsparcia, mentoringu

• sposób podejścia do licencjonowania: oprócz standardowych, powszechnie stosowanych licencji na aplikację, występują również modele alternatywne oparte np. o liczenie wykonanych przez robota kroków.
   

Dokonując wyboru platformy, kuszącym i pozornie oczywistym rozwiązaniem może wydawać się wybór rozpoznawalnego narzędzia, funkcjonującego na rynku od wielu lat. Ma to oczywiście swoje dobre strony, warto jednak przyjrzeć się zaletom alternatywnych rozwiązań. Na co zwrócić uwagę? Na przykład na lokalizację dostawcy. Można oczekiwać, że firma posiadającą swoją siedzibę lub oddział w Polsce, czy nawet w tym samym mieście, będzie bardziej znała charakterystykę rynku. W tym aspekcie również kontakt i wsparcie są łatwiejsze do zrealizowania.

Lista kryteriów, które finalnie trzeba rozważyć przed podjęciem decyzji, może być dłuższa niż powyżej wymienione i różnić się w zależności od potrzeb organizacji, jednak te przedstawione powyżej są najbardziej uniwersalne i występujące w większości firm.