Dane PII (Personally Identifiable Information) obejmują informacje, które pozwalają zidentyfikować konkretną osobę fizyczną. Identyfikacja może wynikać z pojedynczego rekordu lub korelacji wielu danych.

 

PII można podzielić na:

 

• bezpośrednie – wskazują osobę jednoznacznie,
• pośrednie – identyfikacja wymaga zestawienia z innymi źródłami.

 

W środowisku biznesowym PII występują w systemach CRM (Customer Relationship Management), HR (Human Resources), ERP (Enterprise Resource Planning) czy logach aplikacji. Umożliwiają obsługę klienta, realizację umów oraz analitykę biznesową. Jednocześnie wiążą się z istotnym ryzykiem – ich wyciek może prowadzić do naruszeń przepisów, strat finansowych i utraty zaufania.

 

Przykłady danych PII

 

Dane Personally Identifiable Information to m.in.:

 

• imię i nazwisko,
• adres zamieszkania,
• adres e-mail,
• numery: PESEL, telefonu, dowodu osobistego, paszportu, prawa jazdy, rachunku bankowego, karty płatniczej,
• adres IP,
• identyfikator urządzenia,
• dane logowania,
• dane biometryczne,
• data urodzenia.

 

Udostępnianie tych danych przez konsumentów ułatwia np. robienie zakupów online lub korzystanie z usług elektronicznych. Dla firm są one przydatne, aby realizować cele biznesowe i budować obraz rynku. Niestety zainteresowanie nimi wykazują także cyberprzestępcy, dlatego dane PII wymagają szczególnej ochrony.

   

Według Data and Privacy Benchmark Study, 99% organizacji zauważa wymierne korzyści z inwestycji w ochronę prywatności, w tym większą innowacyjność, poprawę wydajności i wzrost lojalności klientów. Pokazuje to, że dbanie o cyberbezpieczeństwo danych wykracza poza spełnianie wymogów regulacyjnych i ma realny wpływ na biznes.

 

W cyfrowym obiegu dokumentów ochrona PII wymaga zbudowania spójnego modelu zarządzania danymi, który obejmuje:

 

• identyfikację,
• klasyfikację,
• kontrolę dostępu,
• transmisję,
• retencję,
• usuwanie.

 

W pierwszej kolejności organizacja musi ustalić, jakie dane posiada i gdzie one są przechowywane.

 

Kontrola dostępu powinna opierać się na zasadzie need to know. Oznacza to, że dokument z PII trafia tylko do osób i usług, które rzeczywiście muszą go przetwarzać oraz w zakresie, w jakim te osoby mogą go przetwarzać. Takie ograniczenie zmniejsza ekspozycję danych i utrudnia nieautoryzowany dostęp, np. w sytuacji przejęcia konta lub błędu pracownika.

 

Równolegle powinny działać zabezpieczenia techniczne, takie jak szyfrowanie danych, uwierzytelnianie wieloskładnikowe, Data Leakage Prevention, monitoring przepływu plików oraz systemy Database Activity Monitoring (monitorowanie aktywności użytkowników i systemów).

 

Dojrzała strategia obejmuje również minimalizację danych. Firma nie powinna kopiować PII do kolejnych repozytoriów bez potrzeby – im mniej duplikatów, tym mniejsza powierzchnia ataku i prostsze zarządzanie incydentem.

       

Średni koszt naruszenia danych według IBM wyniósł w 2025 roku 4,4 mln dolarów. Wysokie straty wynikają nie tylko z kar i odszkodowań, ale też przestojów operacyjnych, utraty klientów oraz dotkliwych sankcji prawnych.

 

Maksymalne kary wynikające z RODO mogą sięgać aż 20 mln euro lub do 4% rocznego światowego obrotu firmy. Z oficjalnego rejestru decyzji Prezesa UODO wynika, że w Polsce najwyższa nałożona grzywna wyniosła ponad 4,9 mln zł (dla Fortum Marketing and Sales Polska), a sektor bankowy mierzył się m.in. z karą przekraczającą 1,4 mln zł za niewystarczające zabezpieczenia systemów IT.

 

Organizacja, która posiada opracowane procedury, może ograniczyć czas reakcji i wysokość strat spowodowanych wyciekiem danych.

 

Postępowanie po wycieku danych obejmuje następujące etapy:

 

• Identyfikacja incydentu – określenie, jakie dane wyciekły, skąd i w jakim zakresie.
• Zgłoszenie do UODO – jeśli istnieje ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, administrator musi zgłosić incydent do Prezesa UODO w ciągu 72 godzin od jego stwierdzenia.
• Powiadomienie osób, których dane wyciekły – gdy ryzyko jest wysokie, firma musi niezwłocznie poinformować osoby dotknięte wyciekiem.
• Zgłoszenie przez podmiot przetwarzający – jeżeli wyciek nastąpił u podmiotu przetwarzającego, np. dostawcy SaaS lub biura księgowego, musi on jak najszybciej zgłosić incydent administratorowi danych.
• Udokumentowanie incydentu – nawet gdy firma uzna, że zgłoszenie do UODO nie jest wymagane, powinna udokumentować naruszenie, jego skutki, przyczyny oraz tok decyzyjny.
• Wdrożenie działań naprawczych – po zgłoszeniu trzeba usunąć źródło incydentu, ograniczyć skutki i wdrożyć środki zapobiegawcze.

 

Po naruszeniu danych PII istotne jest także zarządzanie komunikacją zewnętrzną, angażując w to dział PR oraz dział prawny. Transparentność wobec klientów i partnerów biznesowych zmniejsza ryzyko eskalacji kryzysu wizerunkowego.

   

W raporcie Data Breach Investigations 2025 firma Verizon podaje, że wykorzystanie skradzionych danych uwierzytelniających jest jednym z najczęstszych początkowych wektorów ataku. Odpowiada za 22% przeanalizowanych incydentów. Pokazuje to, że czasem do kompromitacji systemów wystarczy przejęcie loginu i hasła za pomocą socjotechniki przygotowanej np. z wykorzystaniem danych PII.

 

Ochrona danych PII powinna opierać się na kilku uzupełniających się warstwach:

 

• Ochrona sieci i ruchu za pomocą Netia Cloud Firewall oraz Netia Managed UTM (Unified Threat Management) – rozwiązanie filtruje ruch, blokuje nieautoryzowane połączenia i ogranicza dostęp do systemów z PII.
• Bezpieczeństwo komunikacji dzięki usłudze Netia Ochrona Poczty – system analizuje wiadomości pod kątem phishingu, malware i spoofingu.
• Ochrona aplikacji i baz danych za pomocą systemów WAF (Web Application Firewall) – rozwiązanie chroni aplikacje webowe oraz pośrednio przetwarzane przez nie dane osobowe oraz stojące za nimi serwery bazodanowe.
• Audyty bezpieczeństwa oraz testy penetracyjnewszystkich elementów infrastruktury, które w jakikolwiek sposób przechowują lub przetwarzają dane osobowe.
• Zaawansowane systemy do identyfikacji incydentów, takie jak klasy SIEM, które są kluczowym elementem usługi Security Operations Center (SOC).

 

Takie podejście tworzy warstwowy model ochrony, w którym każdy element adresuje inny wektor ataku i ogranicza ryzyko przejęcia danych.