Niestety twoja wersja przeglądarki jest bardzo stara i nie potrafi poprawnie wyświetlić naszej strony.

Chcesz się szybko skontaktować? 801 801 913

Elektroniczny obieg dokumentów w urzędzie | Biznes Netia

Menu główne

Elektroniczny obieg dokumentów w urzędzie

09 lipca 2020, Autor: Netia

Wnioski, pisma, podania, umowy, korespondencja. Każde z nich jest ważne, bo oznacza czyjeś sprawy i czyjeś życie.
Jednak zarządzanie tradycyjną dokumentacją było i jest niezwykle praco- i czasochłonne. A ponieważ praca urzędów opiera się w dużym stopniu na skutecznej obsłudze dokumentów i informacji, proces ten stopniowo staje się coraz bardziej zinformatyzowany.
 

 

Elektroniczny obieg dokumentów w administracji publicznej

 

6 września 2001 roku weszła w życie ustawa o dostępie do informacji publicznej zobowiązująca jednostki administracji publicznej do wprowadzenia internetowego Biuletynu Informacji Publicznej. Był to pierwszy, jakże ważny, krok w kierunku stosowania technologii cyfrowych w administracji. Kolejnym było wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów i informacji.
Elektroniczny obieg dokumentów w administracji publicznej musi być systemem spełniającym wymogi prawne opisane w instrukcji kancelaryjnej.

 

Instrukcja kancelaryjna

 

To zbiór przepisów i zasad określających sposób postępowania z dokumentami wpływającymi do urzędu, obieg tych dokumentów, procedury rejestracji oraz załatwiania spraw oraz procedury postępowania i archiwizacji dokumentów dotyczących spraw zakończonych. Instrukcja kancelaryjna określa także wzory formularzy i pism.

Stopniowe wdrażanie elektronicznego obiegu dokumentów w administracji publicznej, nie tylko przenosi usługi publiczne na platformy cyfrowe, ale ułatwia komunikację z urzędem oraz przyspiesza bieg spraw.
Z kolei implementacja systemów informatycznych i ich integracja z powszechnie stosowanymi cyfrowymi kanałami komunikacji pozwala już nie tylko udostępniać dokumenty do pobrania, składać pisma  i monitorować przebieg spraw urzędowych. Obecnie możliwa jest już kompleksowa i bezpieczna interakcja obywatela z urzędem, szybki dostęp do wdrażanych narzędzi i rozwiązań upraszczających życie milionom osób oraz przedsiębiorców. Wliczając w to samych urzędników, chociażby dzięki wymianie informacji z innymi jednostkami administracji publicznej na zasadach określonych w stosownych przepisach.

 

Elektroniczny obieg dokumentów w urzędzie gminy

 

Urzędy gminy to jednostki administracji o wyraźnie wyodrębnionych działach i wielopoziomowych, złożonych strukturach. Zależności te często utrudniają uporządkowanie i sprawne zarządzanie przepływem dokumentów, tym bardziej, że są one zobowiązane do:
 

  • tworzenia, obsługi i zapewniania sprawnego obiegu dokumentów elektronicznych oraz papierowych, w tym korespondencji przychodzącej i wychodzącej.

  • zarządzania aktami oraz dokumentami stanowiącymi akta spraw, elektronicznymi oraz papierowymi, a także ich udostępniania oraz archiwizowania.

  • zarządzania informacją.


Zadania te związane są koniecznością obsługi dużej ilości pism i dokumentów, zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej, do których należą, m.in.: pisma przychodzące, pisma wychodzące, pisma wewnętrzne, dokumenty związane z obsługą spraw, rejestr umów, dokumenty związane z budżetowaniem, faktury, dokumentacja kadrowa, rezerwacja zasobów, archiwa  oraz kalendarz.
Z tego względu systemy dedykowane elektronicznemu obiegowi dokumentów w urzędach, w tym w urzędach gminy, muszą spełniać nie tylko szczegółowe wymagania prawne, ale być także dostosowane do struktury jednostki administracyjnej oraz obsługi mnóstwa pism i dokumentów, a także komunikowania się z obywatelami w czytelny, nie budzący wątpliwości sposób.




 

Dowiedz się więcej o elektronicznym obiegu dokumentów

Skontaktuj się z nami

Może Cię również zainteresować...

Komentarze
Skip Navigation Links.

Wybierz swój język ×

cookies
Ta strona wykorzystuje pliki cookies m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.