Elektroniczny obieg dokumentów w urzędzie
Wnioski, pisma, podania, umowy, korespondencja. Każde z nich jest ważne, bo oznacza czyjeś sprawy i czyjeś życie.
Jednak zarządzanie tradycyjną dokumentacją było i jest niezwykle praco- i czasochłonne. A ponieważ praca urzędów opiera się w dużym stopniu na skutecznej obsłudze dokumentów i informacji, proces ten stopniowo staje się coraz bardziej zinformatyzowany.
Elektroniczny obieg dokumentów w administracji publicznej
6 września 2001 roku weszła w życie ustawa o dostępie do informacji publicznej zobowiązująca jednostki administracji publicznej do wprowadzenia internetowego Biuletynu Informacji Publicznej. Był to pierwszy, jakże ważny, krok w kierunku stosowania technologii cyfrowych w administracji. Kolejnym było wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów i informacji. Elektroniczny obieg dokumentów w administracji publicznej musi być systemem spełniającym wymogi prawne opisane w instrukcji kancelaryjnej.
Instrukcja kancelaryjna
To zbiór przepisów i zasad określających sposób postępowania z dokumentami wpływającymi do urzędu, obieg tych dokumentów, procedury rejestracji oraz załatwiania spraw oraz procedury postępowania i archiwizacji dokumentów dotyczących spraw zakończonych. Instrukcja kancelaryjna określa także wzory formularzy i pism.
Stopniowe wdrażanie elektronicznego obiegu dokumentów w administracji publicznej, nie tylko przenosi usługi publiczne na platformy cyfrowe, ale ułatwia komunikację z urzędem oraz przyspiesza bieg spraw. Z kolei implementacja systemów informatycznych i ich integracja z powszechnie stosowanymi cyfrowymi kanałami komunikacji pozwala już nie tylko udostępniać dokumenty do pobrania, składać pisma i monitorować przebieg spraw urzędowych. Obecnie możliwa jest już kompleksowa i bezpieczna interakcja obywatela z urzędem, szybki dostęp do wdrażanych narzędzi i rozwiązań upraszczających życie milionom osób oraz przedsiębiorców. Wliczając w to samych urzędników, chociażby dzięki wymianie informacji z innymi jednostkami administracji publicznej na zasadach określonych w stosownych przepisach.
Elektroniczny obieg dokumentów w urzędzie gminy
Urzędy gminy to jednostki administracji o wyraźnie wyodrębnionych działach i wielopoziomowych, złożonych strukturach. Zależności te często utrudniają uporządkowanie i sprawne zarządzanie przepływem dokumentów, tym bardziej, że są one zobowiązane do:
- tworzenia, obsługi i zapewniania sprawnego obiegu dokumentów elektronicznych oraz papierowych, w tym korespondencji przychodzącej i wychodzącej.
- zarządzania aktami oraz dokumentami stanowiącymi akta spraw, elektronicznymi oraz papierowymi, a także ich udostępniania oraz archiwizowania.
- zarządzania informacją.
Zadania te związane są koniecznością obsługi dużej ilości pism i dokumentów, zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej, do których należą, m.in.: pisma przychodzące, pisma wychodzące, pisma wewnętrzne, dokumenty związane z obsługą spraw, rejestr umów, dokumenty związane z budżetowaniem, faktury, dokumentacja kadrowa, rezerwacja zasobów, archiwa oraz kalendarz. Z tego względu systemy dedykowane elektronicznemu obiegowi dokumentów w urzędach, w tym w urzędach gminy, muszą spełniać nie tylko szczegółowe wymagania prawne, ale być także dostosowane do struktury jednostki administracyjnej oraz obsługi mnóstwa pism i dokumentów, a także komunikowania się z obywatelami w czytelny, nie budzący wątpliwości sposób.
Może Cię również zainteresować...
English