Rozwiązania Smart Office dla biznesu – dlaczego warto?
W dobie postępującej cyfryzacji pojawia się coraz więcej inteligentnych rozwiązań, których zadaniem jest wspieranie codziennej pracy ludzkiej. Firmy i organizacje stają się „smart”. Jak rozwiązanie smart office sprawdza się w biznesie i czy warto je wprowadzać? Jak wpływa na efektywność pracy? O tym w artykule.
Wiele rozmów z klientami biznesowymi o rozwiązaniach typu Smart Office ma wspólny mianownik, a mianowicie chodzi o podnoszenie efektywności pracy i maksymalizację zysków. Z tego względu dostawcy technologii smart mogą często się spotkać z trzema rodzajami potrzeb ze strony zainteresowanych:
1. Stworzenie miejsca pracy zachęcającego pracowników do maksymalnej efektywności, a nie tylko spełniającego wymagania i normy BHP.
2. Uproszczenie realizacji codziennych spraw biurowych w taki sposób, aby pracownicy mogli je załatwiać szybko i sprawnie przy użyciu intuicyjnej aplikacji – najlepiej „jednym kliknięciem”.
3. Optymalizacja kosztów np. osobowych dzięki automatyzacji pewnych czynności oraz administracyjnych dzięki efektywniejszemu wykorzystaniu powierzchni biurowej czy zastosowaniu energooszczędnych urządzeń.
Zmiana podejścia do modelu pracy sprzyja implementacji rozwiązań Smart Office
Obserwujemy zmiany pokoleniowe wśród pracowników, zmiany otoczenia, w którym prowadzimy biznes, a także zmiany preferencji klientów. Coraz częściej jesteśmy też świadkami niespodziewanych wydarzeń o dużej skali oddziaływania, które wymagają szybkiego i elastycznego działania. Doskonałym przykładem jest początek pandemii z 2019 r. Pojawiła się wtedy duża niepewność, bo nikt nie wiedział, jak dalej prowadzić biznes. Wiele firm musiało w bardzo krótkim czasie przestawić się na tryb pracy zdalnej, co wymagało inwestycji w rozwiązania umożliwiające pracę na odległość. Jednocześnie pojawiła się duża presja na ograniczenie wydatków – firmy musiały zweryfikować, czy w nowych realiach są miejsca do optymalizacji kosztów prowadzenia działalności.
Z uwagi na trend pracy zdalnej lub pracy hybrydowej oraz konieczność zachowania odpowiedniego dystansu społecznego w miejscach zatrudnienia, zarządzający powierzchniami biurowymi potrzebowali przeprowadzać analizy pozwalające zdecydować, czy i kiedy należy optymalizować zasoby biura. Wiele firm doszło wtedy do wniosku, że potencjał optymalizacji znajduje się w ograniczaniu zajmowanych powierzchni biurowych i miejsc parkingowych. Skoro wiele osób zaczęło pracować z domu przez pewien czas lub na stałe, to zamiast utrzymywać dedykowane zasoby dla każdego pracownika, zaczęto tworzyć rotacyjne miejsca pracy.
Choć rotacyjny system pracy pozwolił znacznie ograniczyć koszty np. związane z wynajmem przestrzeni biurowej, to jego wprowadzenie w praktyce okazało się dużym wyzwaniem. Częste sytuacje, w których pracownicy poszukiwali dostępnego biurka czy miejsca parkingowego, wprowadzały niepotrzebny chaos, dezorganizowały pracę i powodowały frustrację wśród pracowników. Szybko firmy zaczęły poszukiwać inteligentnych rozwiązań typu Smart Office do zarządzania zasobami biurowymi.
Pandemia potwierdziła, że konieczność dostosowania do różnych wyzwań często jest punktem startowym do poszukiwań nowych możliwości. I to właśnie potrzeba zmian i dostosowania się do otoczenia biznesowego sprawiają, że biura i firmy, w których pracujemy, coraz częściej stają się smart. Przy czym słowo „smart” w tym kontekście oznacza, że rozwiązania wewnątrzfirmowe optymalizuje się pod kątem zwiększania efektywności pracy i maksymalizacji zysków.
Rozwiązania typu Smart Office – po co?
Przedstawiliśmy powody, dla których firmy mogą poszukiwać rozwiązań z obszarów Smart Office i Smart Building. W dalszej części artykułu przybliżymy to, w jaki sposób firmy zwykle podchodzą do znalezienia odpowiedniego rozwiązania.
Badania firmy CISCO1 pokazują, że ponad 61% respondentów z Polski chce w przyszłości korzystać z pracy hybrydowej, łącząc pracę zdalną z pracą w biurze. Praca zdalna lub praca w modelu hybrydowym najprawdopodobniej zostanie z nami na dłużej – dlatego tak ważne jest znalezienie rozwiązania wspierającego taki model pracy, zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców.
Jak firmy szukają rozwiązań Smart Office?
Znalezienie rozwiązania Smart Office zwykle jest zadaniem administracji lub działu IT i odbywa się przy wsparciu działu zakupów.
Firmy często analizują w pierwszej kolejności, czy wykorzystywane w nich systemy typu SAP/CRM oferują moduły adresujące zgłoszone potrzeby. W razie potrzeby wdrożenia nowego modułu funkcjonalnego do firmowych systemów, trzeba liczyć się z tym, że będzie to projekt wymagający dużych nakładów czasowych i finansowych oraz wielu wycen i analiz.
Część firm rozpatruje scenariusz stworzenia odpowiedniego oprogramowania samodzielnie lub zlecenie jego napisania wyspecjalizowanym w tym zakresie podmiotom. Takie podejście, o ile możliwe, poza samym procesem tworzenia oprogramowania wymaga m.in. przeprowadzenia warsztatów, przygotowania wyceny prac deweloperskich, rozpatrzenia kwestii utrzymaniowych oraz związanych z ewentualnym, późniejszym rozszerzeniem funkcjonalności i ich dostosowywaniem do zmian, które mogą nastąpić w firmie, a które trudno od razu przewidzieć.
Kolejną możliwością jest skorzystanie z istniejących i gotowych rozwiązań. Na rynku funkcjonuje wiele rozwiązań, które wspierają pracę w biurze. Najczęściej firmy zadają trzy kluczowe pytania:
1. Czy rozwiązanie jest elastyczne i czy mogę dostosować rozwiązanie do potrzeb swojej firmy?
2. Ile kosztuje rozwiązanie i od czego zależy cena?
3. Czy pracownicy będą korzystać z danego rozwiązania?
Firmy wiedzą jakie zasoby biurowe są potrzebne na dzisiaj, mają plany na najbliższy czas, ale wielu zmiennych nie są w stanie przewidzieć. Czy będziemy zmieniać biuro? Otwierać kolejne lokalizacje? Zwiększać zatrudnienie? Czy cała firma będzie pracować zdalnie, czy tylko część i jak długo? Na ogół firmy szukają więc elastycznych narzędzi, które pozwalają na adresowanie aktualnych i przyszłych potrzeb.
Netia Smart Building – inteligentne rozwiązanie dla Twojej firmy
Odpowiedzią na przedstawione powyżej wymagania jest usługa Netia Smart Building oferowana w modelu SaaS (ang. Software as a Service, oprogramowanie jako usługa). Pozwala ona w łatwy i szybki sposób dostosowywać funkcjonalności do zmieniających się potrzeb firmy. Co więcej, rozwiązanie nie jest przywiązane do fizycznej lokalizacji, dzięki czemu można z niego korzystać nawet w przypadku zmiany siedziby firmy.
Bardzo istotną kwestią dla firm decydujących się na Smart Office jest prosty i przejrzysty sposób rozliczania. Wysokość opłat za korzystanie z tego typu rozwiązań zależy od zasobów firmy, które są obsługiwane w ramach dostarczanej usługi (np. liczby sal konferencyjnych, miejsc parkingowych). Ze względu na to, że konfiguracja biura może się zmieniać w czasie – część zasobów może zostać rozszerzona, a część zoptymalizowana – ważne jest, aby opłaty były jak najbardziej przewidywalne. Z tego powodu Netia Smart Building oferuje prosty model rozliczeniowy, w którym to liczba użytkowników determinuje wysokość opłat za rozwiązanie.
Rozwiązanie Smart Office od Netii daje możliwość integracji z istniejącymi systemami firmowymi i ułatwia pracownikom korzystanie z zasobów biura. Jest to kwestia, która często nie jest rozpatrywana na etapie poszukiwania rozwiązania, ale stanowi wyróżnik najlepszych ofert na rynku. Prostota, intuicyjność i łatwa dostępność rozwiązania (np. w formie aplikacji mobilnej) sprawia, że użytkownicy po prostu chętniej z niego korzystają – w szczególności jeśli okazuje się, że ułatwia im ono pracę, pozwalając szybko i sprawnie załatwić różne sprawy biurowe takie, jak np. rezerwacja miejsca parkingowego czy rozliczenie delegacji.
Liczymy, że nasz artykuł był pomocny i teraz wiesz, w jaki sposób rozwiązania smart office mogą pomóc zwiększyć efektywność pracy i ograniczyć koszty w Twojej firmie.
1 Future of Secure Remote Work Report
Może Cię również zainteresować...
English