Niestety twoja wersja przeglądarki jest bardzo stara i nie potrafi poprawnie wyświetlić naszej strony.

Chcesz się szybko skontaktować? 801 801 913
Inteligentne budynki – jakie rozwiązania dla firm? | Biznes Netia
Menu główne

Rozwiązania Smart Office dla biznesu – dlaczego warto postawić na inteligentne budynki?

07 lipca 2022, Autor: Paweł Dębiński, Kierownik ds. Rozwoju IoT - Netia S.A.

W dobie postępującej cyfryzacji pojawia się coraz więcej inteligentnych rozwiązań, których zadaniem jest wspieranie codziennej pracy ludzkiej. Firmy i organizacje stają się „smart”. Jak rozwiązanie smart office sprawdza się w biznesie i czy warto je wprowadzać? Jak wpływa na efektywność pracy? O tym w artykule.

 
 
 
   

Dlaczego inteligentne budynki to dobry wybór?

 

Wiele rozmów z klientami biznesowymi o rozwiązaniach typu Smart Office/Building ma wspólny mianownik, a mianowicie chodzi o podnoszenie efektywności pracy i maksymalizację zysków. Z tego względu dostawcy technologii smart mogą często się spotkać z trzema rodzajami potrzeb ze strony zainteresowanych:

 

1. Stworzenie miejsca pracy zachęcającego pracowników do maksymalnej efektywności, a nie tylko spełniającego wymagania i normy BHP.

 

2. Uproszczenie realizacji codziennych spraw biurowych w taki sposób, aby pracownicy mogli je załatwiać szybko i sprawnie przy użyciu intuicyjnej aplikacji – najlepiej „jednym kliknięciem”.

 

3. Optymalizacja kosztów np. osobowych dzięki automatyzacji pewnych czynności oraz administracyjnych dzięki efektywniejszemu wykorzystaniu powierzchni biurowej czy zastosowaniu energooszczędnych urządzeń.

 

Zmiany w trybie pracy sprzyja implementacji rozwiązań smart Office

 

Obserwujemy zmiany pokoleniowe wśród pracowników, zmiany otoczenia, w którym prowadzimy biznes, a także zmiany preferencji klientów. Coraz częściej jesteśmy też świadkami niespodziewanych wydarzeń o dużej skali oddziaływania, które wymagają szybkiego i elastycznego działania. Doskonałym przykładem jest początek pandemii z 2019 r. Pojawiła się wtedy duża niepewność, bo nikt nie wiedział, jak dalej prowadzić biznes. Wiele firm musiało w bardzo krótkim czasie przestawić się na tryb pracy zdalnej, co wymagało inwestycji w rozwiązania umożliwiające pracę na odległość. Jednocześnie pojawiła się duża presja na ograniczenie wydatków – firmy musiały zweryfikować, czy w nowych realiach są miejsca do optymalizacji kosztów prowadzenia działalności.

 

Z uwagi na trend pracy zdalnej lub pracy hybrydowej oraz konieczność zachowania odpowiedniego dystansu społecznego w miejscach zatrudnienia, zarządzający powierzchniami biurowymi potrzebowali przeprowadzać analizy pozwalające zdecydować, czy i kiedy należy optymalizować zasoby biura. Wiele firm doszło wtedy do wniosku, że potencjał optymalizacji znajduje się w ograniczaniu zajmowanych powierzchni biurowych i miejsc parkingowych. Skoro wiele osób zaczęło pracować z domu przez pewien czas lub na stałe, to zamiast utrzymywać dedykowane zasoby dla każdego pracownika, zaczęto tworzyć rotacyjne miejsca pracy.

 

Choć rotacyjny system pracy pozwolił znacznie ograniczyć koszty np. związane z wynajmem przestrzeni biurowej, to jego wprowadzenie w praktyce okazało się dużym wyzwaniem. Częste sytuacje, w których pracownicy poszukiwali dostępnego biurka czy miejsca parkingowego, wprowadzały niepotrzebny chaos, dezorganizowały pracę i powodowały frustrację wśród pracowników. Szybko firmy zaczęły poszukiwać inteligentnych rozwiązań do zarządzania zasobami biurowymi, a pośrednio również finansowymi.

 

Pandemia potwierdziła, że konieczność dostosowania do różnych wyzwań często jest punktem startowym do poszukiwań nowych możliwości. I to właśnie potrzeba zmian i dostosowania się do otoczenia biznesowego sprawiają, że biura i firmy, w których pracujemy, coraz częściej stają się smart. Przy czym słowo „smart” w tym kontekście oznacza, że rozwiązania wewnątrzfirmowe optymalizuje się pod kątem zwiększania efektywności pracy i maksymalizacji zysków.

 

Inteligenten budynki – po co?

 

Przedstawiliśmy powody, dla których firmy mogą poszukiwać rozwiązań z obszarów Smart Office i Smart Building. W dalszej części artykułu przybliżymy to, w jaki sposób firmy zwykle podchodzą do znalezienia odpowiedniego rozwiązania.

 

Badania firmy CISCO1 pokazują, że ponad 61% respondentów z Polski chce w przyszłości korzystać z pracy hybrydowej, łącząc pracę zdalną z pracą w biurze. Praca zdalna lub praca w modelu hybrydowym najprawdopodobniej zostanie z nami na dłużej – dlatego tak ważne jest znalezienie rozwiązania wspierającego taki model pracy, zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców.

 

Jak firmy szukają rozwiązań Smart Office?

 

Znalezienie rozwiązania Smart Office zwykle jest zadaniem administracji lub działu IT i odbywa się przy wsparciu działu zakupów.

 

Firmy często analizują w pierwszej kolejności, czy wykorzystywane w nich systemy typu SAP/CRM oferują moduły adresujące zgłoszone potrzeby. W razie potrzeby wdrożenia nowego modułu funkcjonalnego do firmowych systemów, trzeba liczyć się z tym, że będzie to projekt wymagający dużych nakładów czasowych i finansowych oraz wielu wycen i analiz.

 

Część firm rozpatruje scenariusz stworzenia odpowiedniego oprogramowania samodzielnie lub zlecenie jego napisania wyspecjalizowanym w tym zakresie podmiotom. Takie podejście, o ile możliwe, poza samym procesem tworzenia oprogramowania wymaga m.in. przeprowadzenia warsztatów, przygotowania wyceny prac deweloperskich, rozpatrzenia kwestii utrzymaniowych oraz związanych z ewentualnym, późniejszym rozszerzeniem funkcjonalności i ich dostosowywaniem do zmian, które mogą nastąpić w firmie, a które trudno od razu przewidzieć.

 

Kolejną możliwością jest skorzystanie z istniejących i gotowych rozwiązań. Na rynku funkcjonuje wiele rozwiązań, które wspierają pracę w biurze. Najczęściej firmy zadają trzy kluczowe pytania:

 

1. Czy rozwiązanie jest elastyczne i czy mogę dostosować rozwiązanie do potrzeb swojej firmy?

2. Ile kosztuje rozwiązanie i od czego zależy cena?

3. Czy pracownicy będą korzystać z danego rozwiązania?

 

Firmy wiedzą jakie zasoby biurowe są potrzebne na dzisiaj, mają plany na najbliższy czas, ale wielu zmiennych nie są w stanie przewidzieć. Czy będziemy zmieniać biuro? Otwierać kolejne lokalizacje? Zwiększać zatrudnienie? Czy cała firma będzie pracować zdalnie, czy tylko część i jak długo? Na ogół firmy szukają więc elastycznych narzędzi, które pozwalają na adresowanie aktualnych i przyszłych potrzeb.

 

Netia Smart Building – inteligentne rozwiązanie dla Twojej firmy

 

Odpowiedzią na przedstawione powyżej wymagania jest usługa Netia Smart Building oferowana w modelu SaaS (ang. Software as a Service, oprogramowanie jako usługa). Pozwala ona w łatwy i szybki sposób dostosowywać funkcjonalności do zmieniających się potrzeb firmy. Co więcej, rozwiązanie nie jest przywiązane do fizycznej lokalizacji, dzięki czemu można z niego korzystać nawet w przypadku zmiany siedziby firmy.

 

Bardzo istotną kwestią dla firm decydujących się na Smart Office jest prosty i przejrzysty sposób rozliczania. Wysokość opłat za korzystanie z tego typu rozwiązań zależy od zasobów firmy, które są obsługiwane w ramach dostarczanej usługi (np. liczba sal konferencyjnych, liczba miejsc parkingowych). Ze względu na to, że konfiguracja biura może się zmieniać w czasie – część zasobów może zostać rozszerzona, a część zoptymalizowana – ważne jest, aby opłaty były jak najbardziej przewidywalne. Z tego powodu Netia Smart Building oferuje prosty model rozliczeniowy, w którym to liczba użytkowników determinuje wysokość opłat za rozwiązanie.

 

Rozwiązanie Smart Office od Netii daje możliwość integracji z istniejącymi systemami firmowymi i ułatwia pracownikom korzystanie z zasobów biura. Jest to kwestia, która często nie jest rozpatrywana na etapie poszukiwania rozwiązania, ale stanowi wyróżnik najlepszych ofert na rynku. Prostota, intuicyjność i łatwa dostępność rozwiązania (np. w formie aplikacji mobilnej) sprawia, że użytkownicy po prostu chętniej z niego korzystają – w szczególności jeśli okazuje się, że ułatwia im ono pracę, pozwalając szybko i sprawnie załatwić różne sprawy biurowe takie, jak np. rezerwacja miejsca parkingowego czy rozliczenie delegacji.

 

Liczymy, że nasz artykuł był pomocny i teraz wiesz, w jaki sposób rozwiązania smart office mogą pomóc zwiększyć efektywność pracy i ograniczyć koszty w Twojej firmie.


1 Future of Secure Remote Work Report
 

Może Cię również zainteresować...

Dowiedz się więcej

Umów kontakt
Komentarze
Skip Navigation Links.

Wybierz swój język ×