Smart office, czyli inteligentne biuro, to miejsce, gdzie technologie takie jak AI, IoT czy Big Data optymalizują codzienną pracę i zwiększają komfort pracowników. Najczęściej bazują na oprogramowaniu lub aplikacjach, które wspierają zarządzanie biurem. Dodatkowo mogą być one wzbogacone siecią sensorów, które zbierają dane na temat warunków panujących w biurze. Takie dane są przesyłane do systemu, który analizuje je w czasie rzeczywistym i udostępnia zarządcom oraz pracownikom np. za pośrednictwem aplikacji mobilnej.

Znaczenie smart office rośnie wraz z postępującą cyfryzacją. Popularność tych rozwiązań znacząco zwiększyła pandemia i wprowadzenie pracy zdalnej. W wielu firmach standardem stał się model hybrydowy, łączący pracę w biurze i możliwość pracy z domu. Dla pracowników jest to bardzo komfortowe rozwiązanie, jednak dla firm oznacza niemałe wyzwanie. Przypisywanie na stałe, konkretnych biurek dla osób, które często pracują zdalnie jest nieefektywnym wykorzystaniem przestrzeni. Jak zatem zorganizować pracę w biurze? Skąd wiedzieć, ile przestrzeni rzeczywiście potrzebujemy? Jak nie doprowadzić do sytuacji, w której zabraknie biurek, bo w siedzibie firmy niespodziewanie pojawi się więcej osób niż przewidywaliśmy? Właśnie w takich sytuacjach niezbędne okazują się rozwiązania smart office.

Mówiąc o inteligentnych biurach, koniecznie trzeba też wspomnieć o trendzie Human Centric Office, na który one również odpowiadają. Jak sama nazwa sugeruje, chodzi tu o przestrzenie biurowe skoncentrowane na naturalnych ludzkich potrzebach – zarówno tych fizycznych, jak i psychicznych. Coraz więcej firm stawia na tego typu holistyczne podejście, które zapewnia pracownikom właściwy komfort pracy i tym samym zwiększyć efektywność zespołów. W tym celu udostępniają im rozwiązania umożliwiające dostosowywanie temperatury, oświetlenia i wielu innych czynników do własnych preferencji. Technologie smart office wspierają firmy nie tylko w skuteczniejszym zarządzaniu przestrzenią biura, ale także we właściwym dopasowaniu do potrzeb pracowników.

Przyjrzyjmy się bliżej konkretnym rozwiązaniom smart office. Sprawdzimy na jakich technologiach się opierają i co można dzięki nim zyskać.

Zarządzanie miejscami do pracy

Biura działające w systemie hot desk często nie cieszą się dobrą opinią. Zwykle nie jest to jednak wina samej idei biura bez przypisanych stanowisk pracy, tylko niesprawnej organizacji.

Z pomocą smart office można zaradzić wielu tego rodzaju problemom. Sensory IoT są w stanie na bieżąco monitorować, ile osób aktualnie przebywa w biurze. Dane są następnie przesyłane do aplikacji, do której dostęp powinni mieć wszyscy pracownicy. Idealnie, aby była ona również zsynchronizowana z kalendarzem wykorzystywanym przez organizację. Wówczas wszystkie niezbędne informacje będą znajdować się w jednym miejscu, a pracownicy z łatwością zidentyfikują wolne biurko lub salę konferencyjną, zanim fizycznie pojawią się w biurze. Ponadto aplikację można wykorzystać do przesyłania pracownikom różnych notyfikacji – chociażby o aktualnym statusie pracy kolegów i koleżanek z zespołu.

Wirtualna recepcja

Cyfrowy awatar na recepcji to scenariusz wciąż znany jedynie z filmów science fiction. Istnieją też inne sposoby, aby zautomatyzować pracę w tym miejscu. Przykładowo, może ją wspierać ekran, z pomocą którego goście będą zgłaszać swoje przybycie i określać cel wizyty. Jeśli jest to spotkanie, z pracownikiem biura, powinien natychmiast otrzymać powiadomienie, że jego gość czeka na recepcji.

Big Data

Zbieranie zanonimizowanych danych w biurze może być wykorzystywane przez firmę w wielu obszarach – nie tylko organizacji hot desk. To ogrom informacji, które – poddane odpowiedniej analizie – mogą pokazać, czy przestrzeń biura jest optymalnie wykorzystywana. Może się okazać, że większość biurek przez cały dzień stoi pustych, albo że w porze lunchowej kuchnie są permanentnie zatłoczone, więc być może jest ich za mało. Liczby mogą uwidocznić wiele niedostrzegalnych na pierwszy rzut oka problemów, i tym samym zastąpić audyt nieruchomości.