Definicja pracy zdalnej, która znalazła się już w Kodeksie pracy wraz z szeregiem formalnych regulacji, uchyli obowiązujące od ponad 15 lat przepisy dotyczące tzw. telepracy. Jej definicja powstała w porozumieniu z wieloma partnerami społecznymi Unii Europejskiej. Zmiany weszły w życie 7 kwietnia 2023 roku (wspomniana telepraca będzie mogła być wykonywana w określonych przypadkach do 6 miesięcy od terminu wejścia w życie nowych przepisów).

W ramach telepracy pracownik co do zasady wykonywał swoje obowiązki regularnie poza zakładem pracy. Praca zdalna dopuszcza z kolei model hybrydowy (choć to słowo ani jego definicja nie pojawia się w przepisach), a jednocześnie reguluje wiele kwestii, które przez ostatnich kilkanaście lat pozostawały do swobodnej interpretacji i były często ustalane wewnętrznie pomiędzy pracownikiem i pracodawcą.

Obecny kształt Kodeksu pracy, powinien zdecydowanie wpłynąć na polepszenie organizacji procesów firmy.

Poniżej znajdziesz najważniejsze zmiany w Kodeksie pracy związane z pracą zdalną i wynikające z nich obowiązki dla pracowników i pracodawców.

• Podstawową zmianą jest wprowadzenie obowiązującej definicji pracy zdalnej. Zgodnie z obecnymi przepisami jest to świadczenie pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika, które każdorazowo należy uzgodnić z pracodawcą. W przypadku, gdy domyślnym miejscem wykonywania pracy jest adres zamieszkania pracownika, to wyjście do wybranego przez niego biura coworkingowego, kawiarni czy jakakolwiek zmiana adresu wykonywania obowiązków należy uzgodnić z pracodawcą. Regulacja ma na celu uniknięcie wielu wątpliwości – na przykład związanych z przetwarzaniem danych osobowych poza granicami EOG, gdy pracownik pracuje za granicą. Praca spoza ustalonego miejsca może zostać potraktowana jako opuszczenie miejsca pracy i prowadzić nawet do zwolnienia dyscyplinarnego.


• Pracodawca jest zobowiązany do pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, jeśli są one niezbędne do wykonywania pracy. Ustawodawca nie daje jednak konkretnych wytycznych w sprawie obliczania tzw. dodatku za pracę zdalną. W kwestii organizacji miejsca pracy, pracownik zobowiązany jest do złożenia oświadczenia o posiadaniu odpowiednich warunków do pracy zdalnej (biurko, fotel, przestrzeń do pracy). Ocena leży w obowiązku pracownika, a pracodawca nie może jej podważyć.


• Przepisy wprowadzają możliwość wnioskowania pracownika o pracę zdalną w trybie regularnym oraz okazjonalnym (do 24 dni w roku kalendarzowym). Część wniosków składanych przez osoby w konkretnej sytuacji jest dla pracodawcy wiążąca. Pozostałym pracownikom przełożony może odmówić.

Z nowelizacji ustawy o pracy zdalnej z 2023 roku wynika, że wniosek o pracę zdalną złożony przez pracowników w określonej sytuacji życiowej jest dla pracodawcy wiążący. Mowa tu głównie o kobietach w ciąży, osobach wychowujących dzieci do lat 4 lub opiekujących się przebywającymi we wspólnym gospodarstwie domowym osobami z orzeczeniem o niepełnosprawności, a także pracownikach, których dzieci wymagają innego wsparcia, co dokładnie reguluje ustawa.

Wniosek o pracę zdalną może być jednak odrzucony, w przypadku, gdy rodzaj obowiązków i charakter pracy są niemożliwe do wykonywania w trybie zdalnym. Ponadto, pracodawca może wydać polecenie pracy zdalnej dowolnemu pracownikowi (który złożył wcześniej oświadczenie, iż posiada odpowiednie warunki lokalowe do wykonywania pracy zdalnej), bez uzgadniania tego, w dwóch przypadkach:

• obowiązywania stanu epidemii, stanu zagrożenia epidemią lub stanu nadzwyczajnego oraz do 3 miesięcy od chwili ich odwołania,


• gdy wykonywanie pracy w zakładzie jest tymczasowo niemożliwe z uwagi na wystąpienie nieprzewidzianych zdarzeń (np. po zalaniu budynku).

Pracodawca, który wydał polecenie pracy zdalnej zgodnie z powyższymi przesłankami, może przywrócić obowiązek pracy w zakładzie. Z kolei zgoda na pracę zdalną, wydana na wniosek pracownika podczas zawierania umowy o pracę, jest w myśl obowiązujących przepisów niemożliwa do wycofania.