Jak zorganizować i przeprowadzić wideokonferencję?
Wideokonferencje to narzędzie wykorzystywane przez tysiące firm i organizacji na całym świecie. Zwiększa wydajność, łączy rozproszone oddziały oraz pracowników, przyspiesza proces podejmowania decyzji, zmniejsza wydatki związane z podróżami, a także redukuje ślad węglowy.
Wideokonferencje to narzędzie wykorzystywane przez tysiące firm i organizacji na całym świecie. Zwiększa wydajność, łączy rozproszone oddziały oraz pracowników, przyspiesza proces podejmowania decyzji, zmniejsza wydatki związane z podróżami, a także redukuje ślad węglowy.
Co to jest wideokonferencja?
Rozwój technologii i dostęp do szerokopasmowego Internetu o wysokiej przepustowości sprawiły, że wideokonferencje i zdalne spotkania stały się niezbędnym narzędziem komunikacji biznesowej. Wideokonferencje to prosty i opłacalny sposób na utrzymywanie kontaktu z pracownikami, klientami oraz partnerami. Pozwalają odbywać spotkania z osobami przebywającymi w różnych lokalizacjach oraz zaoszczędzić znaczne kwoty na kosztach podróży służbowych i zakwaterowania.
Jak zorganizować wideokonferencję?
Podstawowym wymaganiem przy organizowaniu wideokonferencji jest stabilne i szybkie łącze z Internetem. W przypadku standardowych aplikacji i rozwiązań najlepiej korzystać ze stałego dostępu do sieci, a nie połączenia WiFi, ponieważ pozwoli to uniknąć zakłóceń obrazu oraz przerw w emisji dźwięku. A co zrobić w przypadku łączy gorszej jakości? O tym napisaliśmy w punkcie Jak przeprowadzić wideokonferencję przy słabszym łączu?
Innym podstawowym aspektem, mającym wpływ na techniczną stronę organizacji każdego wirtualnego spotkania, jest wybór odpowiedniej aplikacji i dobre poznanie jej funkcji. Należy też pamiętać o wcześniejszym poinformowaniu wszystkich uczestników o takiej formie spotkania, a także o różnicach czasu pomiędzy strefami czasowymi, w których przebywają, o odpowiednim ubiorze, właściwym oświetleniu, a na koniec zadbać, by nikt, ani nic nie przeszkadzało nam w czasie spotkania online.
Jaki program do wideokonferencji?
Dobre oprogramowanie do wideokonferencji pozwala udostępnić nie tylko wysokiej jakości głos i obraz. Umożliwia także prywatne rozmowy z współpracownikami, udostępnianie prezentacji i innych plików, korzystanie ze współdzielonego kalendarza, ułatwia tworzenie i udostępnianie linku do konferencji, a także dodawanie kolejnych osób do trwających już spotkań.
7 najbardziej popularnych obecnie aplikacji do wideokonferencji to: Zoom - zapewniający wysokiej jakości i niezawodne połączenia wideo, Google Meet - stosowany przez użytkowników G Suite, Teams - będący częścią pakietu Office 365, GoToMeeting - oferujący sporo profesjonalnych funkcji, aplikacja join.me - niewielka i poręczna, Webex - z funkcjami pozwalającymi korzystać w czasie spotkania z tablicy, a na koniec Slack – narzędzie do pracy zespołowej.
Aplikacja Unified Communications firmy Netia pozwala prowadzić rozmowy, wideokonferencje oraz spotkania wideo, udostępniać treści z poziomu pulpitu i aplikacji, korzystać z czatu, nagrywać rozmowy oraz przesyłać wiadomości i dowolnej wielkości pliki. Co więcej, umożliwia także zarządzanie statusem obecności, sprawdza status pracownika lub kontrahenta oraz korzysta ze współdzielonego kalendarza i wspólnej książki telefonicznej.
W Unified Communications można zapraszać (z poziomu przeglądarki Chrome) gości na spotkania, a zaproszeni użytkownicy mają w czasie wideokonferencji dostęp do takich samych funkcji, jak pracownicy firmy, która posiada to rozwiązanie.
Jak przeprowadzić wideokonferencję?
Przed samą wideokonferencją należy wysłać do wszystkich uczestników zaproszenie z osadzonym linkiem do spotkania oraz skontrolować działanie kanałów wideo i audio.
Kiedy zbliży się godzina wideokonferencji, wystarczy kliknąć link, by dołączyć do spotkania wideo, udostępnić swój pulpit lub plik oraz korzystać z innych funkcji takich, jak na przykład nagrywanie spotkania. Nagranie takie może zostać udostępnione osobom, które nie mogły być obecne w czasie wideokonferencji, a także wykorzystywane do komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, konsultacji, szkoleń, czy chociażby spotkań sprzedażowych.
Jak nagrać wideokonferencję?
Większość dobrych aplikacji do wideokonferencji posiada funkcję nagrywania. W takim wypadku wystarczy kliknąć odpowiednią ikonę na pasku narzędzi.
Jak przeprowadzić wideokonferencję przy słabszym łączu?
Dużym udogodnieniem w prowadzeniu wideokonferencji jest możliwie najwyższa jakość obrazu. W przypadku konieczności połączeń wideo o jakości HD, gdzie potrzebne jest dodatkowo współdzielenia plików, idealnym rozwiązaniem jest Netia Video Anywhere – program do wideokonferencji w jakości HD, nawet przy słabszym połączeniu z Internetem. Rozwiązanie to wykorzystuje opatentowaną technologię Adaptive Layering, która uzależnia jakość wideo u poszczególnych uczestników od parametrów sieci i możliwości ich urządzeń końcowych.
Netia Video Anywhere oferuje niezwykłą wygodę i elastyczność pracy, udostępniając wideo z poziomu dowolnego urządzenia (np. komputera z przeglądarką internetową). Zaletami tego rozwiązania jest to, że:
- łączy tradycyjne systemy wideokonferencyjne z wydajnym i relatywnie tańszym środowiskiem wideokonferencyjnym,
- obsługuje niezbędne funkcjonalności takie, jak przesyłanie prezentacji oraz szyfrowanie, dzięki czemu połączenie jest całkowicie bezpieczne,
- umożliwia zapis i publikację wideokonferencji na stronie WWW, a także daje dostęp do biblioteki zapisanych wideokonferencji.
Usługa dostępna jest w różnych wariantach, także ze specjalnymi terminalami wideokonferencyjnymi.
Zasady wideokonferencji
Istnieje kilka prostych zasad, które pozwalają przygotować dobrą wideokonferencję. Pamiętajmy, że poza aspektami technicznymi, wideokonferencje niewiele różnią się od konferencji, na których ich uczestnicy pojawiają się osobiście.
- Należy przygotować się do konferencji i mieć pod ręką (w przypadku wideokonferencji - w wybranym katalogu na dysku) wszystkie niezbędne materiały oraz pomoce.
- Należy szanować czas uczestników spotkania i nie opóźniać godziny rozpoczęcia konferencji, ani nie spóźniać się.
- Należy wcześniej sprawdzić oświetlenie, ustawienia kamery oraz mikrofonu, by nie zajmować się tym w czasie spotkania.
- Należy pamiętać, że wygląd ma znaczenie, dlatego należy zadbać o stosowne ubranie, a także otoczenie widoczne w kamerze.
- W czasie wideokonferencji należy skupić się na spotkaniu. Z tego względu należy zadbać, żeby nikt nam nie przeszkadzał, wyłączyć telefony oraz inne komunikatory działające w tle.
Zalety i wady wideokonferencji
Wideokonferencje mają zarówno zalety, jak i wady, które mogą być różne w zależności od wielkości i rodzaju firmy. Jednak, niezależnie od wszelkich subiektywnych czynników wideokonferencje:
- stwarzają unikalne możliwości spotkań z osobami rozsianymi po całym świecie,
- pozwalają zmniejszyć koszty podróży służbowych i redukują ślad węglowy,
- zabierają pracownikom mniej czasu, ponieważ pozwalają uniknąć dojazdu na miejsce spotkania,
- pozwalają szybciej podejmować ważne decyzje,
- ułatwiają komunikację i współpracę,
- pozwalają budować relacje oraz zespoły.
Jednak nie wszyscy są oddanymi fanami tej technologii, ponieważ jej wadami mogą być:
- usterki techniczne oraz inne utrudnienia w trakcie spotkania, a te, jak wiemy, potrafią zdarzać się w najmniej oczekiwanych momentach.
- wirtualny charakter wideokonferencji, oznaczający brak osobistego charakteru spotkania.
Z pewnością korzyści wideokonferencji znacznie przerastają ewentualne problemy i ograniczenia, a dodatkowo stały się nieodzownym elementem działań biznesowych, zwłaszcza w firmach o rozproszonych strukturach organizacyjnych.
Dowiedz się więcej o narzędziach wideokonferencji
Skontaktuj się z namiWypełnij formularz aby umówić kontakt z naszym specjalistą
* Wymagana co najmniej jedna forma kontaktu
Zgody marketingowe
*zgody wymagane
W każdej chwili przysługuje Ci prawo do wycofania każdej z powyższych zgód, ale cofnięcie zgody nie wpłynie na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Twojej zgody przed jej wycofaniem. Administratorem Twoich danych osobowych jest Netia S.A. z siedzibą przy ul. Poleczki 13, 02-822 Warszawa. Pełna informacja o Administratorze Twoich danych osobowych oraz przysługujących Ci prawach znajduje się tutaj: Polityka prywatności.
Dziękujemy!
WróćMoże Cię również zainteresować...
English