Niestety twoja wersja przeglądarki jest bardzo stara i nie potrafi poprawnie wyświetlić naszej strony.

Chcesz się szybko skontaktować? 801 801 913

Netia

Menu główne

Elektroniczny obieg dokumentów – jak go efektywnie zorganizować?

04 kwietnia 2019, Autor:

W pewnym momencie rozwoju firmy klasyczny obieg dokumentacji oparty na fizycznym przekazywaniu dokumentów między pracownikami nie wystarczy. Coraz większa liczba dokumentów i spraw, pracownicy rozsiani w różnych miejscach to podstawowe powody, dla których firmy chcą przejść w elektroniczny obieg dokumentów. W artykule podpowiadamy jak go efektywnie zorganizować w firmie..

Zdefiniowanie celów biznesowych i operacyjnych
ierwszym krokiem, jeszcze przed wdrożeniem systemu, powinno być zdefiniowanie celów biznesowych i operacyjnych, jakie chcemy osiągnąć po implementacji rozwiązania. To bardzo ważne zadanie, ponieważ zdefiniowane cele będą determinować kolejne działania w projekcie. Przykładem dobrze zdefiniowanego celu biznesowego jest np. wyeliminowanie zatorów płatniczych, a celu operacyjnego: skrócenie czasu akceptacji faktur kosztowych o 50%.

Identyfikacja procesów do usprawnienia
Po określeniu celów, jakie chcemy osiągnąć należy określić, które procesy biznesowe (i które rodzaje dokumentów w ramach tych procesów) powinny zostać zoptymalizowane, aby osiągnąć zdefiniowane cele.


Analiza aktualnego przebiegu procesów
W kolejnym etapie warto dokonać tzw. analizy „As Is” (tłum. „Jak Jest”) wyznaczonych procesów. W ramach analizy powinny być zidentyfikowane poszczególne kroki w danym procesie, sposób ich realizacji (manualnie/automatycznie), średni czas trwania czy średnie zużycie papieru. Zebranie tych informacji pomoże w określeniu, w jakim zakresie procesy powinny ulec modyfikacji oraz, które zmiany są priorytetowe (kroki najbardziej czasochłonne, najbardziej kosztowe, o największym ryzyku operacyjnym).

Na co się zdecydować, stawiając na elektroniczny obieg dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów może zostać zorganizowany w ramach różnorodnych narzędzi informatycznych – począwszy od gotowych aplikacji wymagających jedynie sparametryzowania (np. MS Sharepoint), przez uruchomienie dodatkowych modułów w większych systemach (np. ERP) po rozwiązania dedykowane, które zapewniają największą elastyczność w modelowaniu procesów i obiegów dokumentacji. Wybierając odpowiednie rozwiązanie warto zweryfikować nie tylko możliwości i koszt narzędzia w usprawnieniu własnych procesów ale również doświadczenie i metodykę wdrożeniową dostawcy – to od nich w dużej mierze będzie zależał sukces wdrożenia czyli realizacja wyznaczonych celów.

Wdrożenie rozwiązania
Wdrażając wybrane rozwiązanie, warto rozpocząć od uruchomienia jednego, stosunkowo prostego procesu biznesowego. Umożliwi to po pierwsze szybką weryfikację realiów wdrożeniowych (również po stronie własnej firmy) oraz przyzwyczajenie pracowników do nowej metody pracy z dokumentami.

Cykliczna weryfikacja realizacji celów
Efektywny obieg dokumentacji to rozwiązanie, które realizuje wyznaczone cele biznesowe i operacyjne. Osiągnięcie tych celów nie zawsze jest możliwe z dniem wdrożenia i często zajmuje pewien czas. Zarówno wybrane rozwiązanie jak i dostawca powinni zapewnić wsparcie w monitoringu stopnia realizacji celów oraz ewentualnych modyfikacjach procesów czy samego rozwiązania, aby wyznaczone cele udało się z sukcesem zrealizować.

Chcesz dowiedzieć się więcej o naszych rozwiązaniach?

Skontaktuj się z naszym doradcą

Może Cię również zainteresować...

Komentarze
Skip Navigation Links.
cookies
Ta strona wykorzystuje pliki cookies m.in. do analizy statystycznej ruchu, dopasowania wyglądu i treści strony do indywidualnych potrzeb użytkownika. Pozostawiając w ustawieniach przeglądarki włączoną obsługę plików cookies wyrażasz zgodę na ich użycie. Jeśli nie zgadzasz się na wykorzystanie plików cookies zmień ustawienia swojej przeglądarki. Więcej znajdziesz w Polityce Prywatności.

Wybierz swój język ×