Krokiem poprzedzającym wdrożenie systemu powinno być zdefiniowanie celów biznesowych i operacyjnych, jakie chcemy osiągnąć po implementacji rozwiązania. To bardzo ważne zadanie, ponieważ zdefiniowane cele będą determinować kolejne działania w projekcie. Przykładem dobrze zdefiniowanego celu biznesowego jest np. wyeliminowanie zatorów płatniczych, a celu operacyjnego: skrócenie czasu akceptacji faktur kosztowych o 50%.

Po określeniu celów, jakie chcemy osiągnąć należy określić, które procesy biznesowe (i które rodzaje dokumentów w ramach tych procesów) powinny zostać zoptymalizowane, aby osiągnąć zdefiniowane cele.

W kolejnym etapie warto dokonać tzw. analizy „As Is” (tłum. „Jak Jest”) wyznaczonych procesów. W ramach analizy powinny być zidentyfikowane poszczególne kroki w danym procesie, sposób ich realizacji (manualnie/automatycznie), średni czas trwania czy średnie zużycie papieru. Zebranie tych informacji pomoże w określeniu, w jakim zakresie procesy powinny ulec modyfikacji oraz, które zmiany są priorytetowe (kroki najbardziej czasochłonne, najbardziej kosztowe, o największym ryzyku operacyjnym).

Dla oceny opłacalności przejścia na system cyfrowy, warto zestawić ze sobą oba modele zarządzania dokumentacją w trzech istotnych obszarach biznesowych: kosztach, efektywności operacyjnej oraz bezpieczeństwie prawno-informatycznym.

1. Koszty bieżące i utrzymania

• Obieg tradycyjny (papierowy) – generuje wysokie, często ukryte koszty stałe. Składają się na nie np.: zakup papieru, tonerów, ciągła eksploatacja drukarek oraz opłaty za usługi kurierskie i pocztowe przy wysyłce umów do kontrahentów. Największym obciążeniem długoterminowym jest koszt powierzchni biurowej przeznaczonej na fizyczne archiwum (szafy kartotekowe) lub opłaty dla zewnętrznych firm archiwizacyjnych.


• Obieg elektroniczny (cyfrowy) – eliminuje wydatki na papier i logistykę dokumentów niemal do zera. Głównym kosztem jest stała, przewidywalna opłata abonamentowa za licencje w modelu chmurowym (SaaS) lub jednorazowy koszt wdrożenia systemu. Inwestycja ta zwraca się zazwyczaj już w pierwszych miesiącach po uruchomieniu platformy, uwalniając przestrzeń biurową i redukując koszty administracyjne.

2. Efektywność i czas realizacji procesów

• Obieg tradycyjny (papierowy) – procesy akceptacyjne są powolne i liniowe. Faktura lub umowa musi fizycznie wędrować z biurka na biurko, co drastycznie wydłuża czas realizacji spraw. W przypadku nieobecności lub urlopu jednego z menedżerów proces całkowicie staje w miejscu.


• Obieg elektroniczny (cyfrowy) – dokumenty są procedowane równolegle. Kilka osób z różnych działów lub oddziałów firmy może jednocześnie przeglądać i opiniować ten sam plik w czasie rzeczywistym. System automatycznie wysyła powiadomienia e-mail lub SMS o oczekujących zadaniach, a inteligentne wyszukiwarki pozwalają odnaleźć dowolną umowę lub fakturę w kilka sekund po słowach kluczowych lub numerze NIP.

3. Bezpieczeństwo danych i poufność

• Obieg tradycyjny (papierowy) – to ryzyko fizycznego zniszczenia (pożar, zalanie) lub bezpowrotnego zgubienia dokumentu podczas przenoszenia między biurkami. Ponadto papier utrudnia realizację wymogów RODO w zakresie prawa do zapomnienia czy szybkiego usuwania danych osobowych.


• Obieg elektroniczny (cyfrowy) – każdy plik jest bezpiecznie przechowywany w chmurze z regularnie tworzonymi kopiami zapasowymi (backup). System DMS pozwala na precyzyjne przydzielanie uprawnień – pracownik widzi tylko te dokumenty, które są niezbędne do wykonywania jego obowiązków. Każda akcja (otwarcie, edycja, akceptacja) jest rejestrowana w historii dokumentu, co daje pełną kontrolę nad bezpieczeństwem informacji i ułatwia audyty zgodności z RODO.

Przejście na model Paperless to wygoda oraz postawienie na twarde dane. Wdrożenie nowoczesnego systemu pozwala na znaczące ograniczenie pracy manualnej, błędów i kosztów operacyjnych poprzez automatyzację workflow oraz eliminację papierowego obiegu dokumentów. Oto najważniejsze efekty, jakie przedsiębiorstwa osiągają dzięki wdrożeniu systemu EOD:

• krótszy czas realizacji procesów zakupowych – automatyzacja obiegu dokumentów, ofert i kontraktów pozwala skrócić czas realizacji procedur zakupowych od zgłoszenia zapotrzebowania do podpisania umowy nawet o 70%,


• szybsza akceptacja dokumentów – elektroniczny obieg i automatyzacja workflow skracają proces zatwierdzania dokumentów z tygodni do kilku dni, a w prostszych przypadkach nawet do kilku godzin


• niższe koszty operacyjne – eliminacja ręcznych i powtarzalnych czynności prowadzi do redukcji kosztów operacyjnych związanych z obsługą procesów biznesowych,


• mniejsza liczba błędów w dokumentacji – automatyczne przetwarzanie i walidacja danych ograniczają błędy ludzkie oraz poprawiają jakość informacji,


• wyższa produktywność pracowników – pracownicy zyskują szybki dostęp do informacji i mogą skupić się na zadaniach o większej wartości,


• szybsze podejmowanie decyzji biznesowych – dostęp do aktualnych danych w czasie rzeczywistym pozwala kadrze zarządzającej reagować szybciej i podejmować trafniejsze decyzje.

Na co się zdecydować, stawiając na elektroniczny obieg dokumentów.

Elektroniczny obieg dokumentów może zostać zorganizowany w ramach różnorodnych narzędzi informatycznych – począwszy od gotowych aplikacji wymagających jedynie sparametryzowania (np. MS Sharepoint), przez uruchomienie dodatkowych modułów w większych systemach (np. ERP) po rozwiązania dedykowane, które zapewniają największą elastyczność w modelowaniu procesów i obiegów dokumentacji. Wybierając odpowiednie rozwiązanie warto zweryfikować nie tylko możliwości i koszt narzędzia w usprawnieniu własnych procesów ale również doświadczenie i metodykę wdrożeniową dostawcy – to od nich w dużej mierze będzie zależał sukces wdrożenia czyli realizacja wyznaczonych celów.

Wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania dokumentami (DMS, czyli Document Management System) decyduje o elastyczności i wydajności procesów biznesowych na lata. Dobry system nie powinien być jedynie „cyfrowym konwerterem”, tylko inteligentną platformą automatyzującą codzienną pracę.

Warto sprawdzić, czy wybrane rozwiązanie ma funkcje:

• Inteligentne rozpoznawanie tekstu (OCR) – funkcja automatycznie skanuje papierowe dokumenty (np. faktury kosztowe) i odczytuje z nich dane, takie jak numery NIP, kwoty netto/brutto czy nazwy kontrahentów. Eliminuje to konieczność ręcznego przepisywania danych do bazy.


• Elastyczny kreator ścieżek obiegu (Workflow Designer) – narzędzie graficzne, które pozwala na samodzielne „rysowanie” i modyfikowanie tras dokumentów wewnątrz firmy. System powinien umożliwiać definiowanie warunków logicznych (np. jeśli faktura przekracza 10 000 zł, automatycznie trafia do akceptacji Dyrektora Finansowego).


• Zaawansowane uprawnienia i poziomy dostępu – możliwość precyzyjnego zarządzania dostępem do dokumentacji w zależności od struktury działowej i ról w firmie (np. pracownicy działu marketingu nie powinni mieć wglądu w umowy kadrowe i paski płacowe działu HR).


• Wersjonowanie dokumentów i historia zmian (Audit Trail) – system musi automatycznie zapisywać każdą kolejną wersję pliku (np. treść umowy podczas negocjacji z klientem) i pozwalać na podgląd, kto, kiedy oraz jakie poprawki wprowadził. Chroni to firmę przed przypadkowym nadpisaniem lub utratą kluczowych zapisów.


• Integracja z zewnętrznymi rejestrami i systemami rządowymi – bezpośrednie połączenie systemu z bazą danych GUS (w celu automatycznego uzupełniania danych firm po wpisaniu NIP) oraz pełna gotowość do integracji z Krajowym Systemem E-Faktur (KSeF) i platformami e-Doręczeń.


• Wyszukiwarka pełnotekstowa – możliwość błyskawicznego odnalezienia dokumentu nie tylko po jego tytule czy dacie, ale po dowolnym słowie kluczowym znajdującym się wewnątrz treści pisma lub załącznika.


• Obsługa podpisów elektronicznych – wbudowana integracja z podpisem zaufanym (Profil Zaufany), kwalifikowanym podpisem elektronicznym oraz narzędziami typu Adobe Sign czy DocuSign, umożliwiająca podpisywanie umów bez konieczności ich drukowania.


• Dostęp mobilny (aplikacja na smartfony) – w pełni funkcjonalna aplikacja mobilna lub responsywny panel webowy, który pozwala kadrze zarządzającej na szybką akceptację kosztów, umów czy wniosków urlopowych z dowolnego miejsca na świecie.

Wdrożenie rozwiązania

Wdrażając wybrane rozwiązanie, warto rozpocząć od uruchomienia jednego, stosunkowo prostego procesu biznesowego. Umożliwi to po pierwsze szybką weryfikację wymagańwdrożeniowych (również po stronie własnej firmy) oraz przyzwyczajenie pracowników do nowej metody pracy z dokumentami.

Wdrożenie systemu EOD w średnim przedsiębiorstwie wymaga elastyczności i zwięzłego planu. Sprawne przeprowadzenie procesu cyfryzacji i bez zakłóceń dla codziennej pracy biura powinno odbyć się w pięciu krokach:

• Krok 1. Powołanie zespołu i audyt zasobów. Stwórz interdyscyplinarną grupę (kierownik projektu, IT oraz kluczowi pracownicy z działów Księgowości, HR i Logistyki). Ich zadaniem jest zmapowanie wszystkich formatów pism i faktur krążących w firmie oraz oszacowanie ich miesięcznej liczby.


• Krok 2. Mapowanie i upraszczanie procesów. Rozrysuj aktualną, papierową ścieżkę każdego dokumentu od momentu wpłynięcia do firmy aż po archiwizację. Przed przeniesieniem procesów do komputera wyeliminuj zbędne etapy i uprość procedury akceptacyjne.


• Krok 3. Wybór infrastruktury i pilotaż. Zdecyduj między on-premise a chmurą (SaaS), która obniża koszty startowe. Uruchom projekt pilotażowy – wdróż tylko jeden prosty proces (np. wnioski urlopowe) w jednym dziale, aby przetestować system w praktyce.


• Krok 4. Integracja z systemami ERP i FK. Połącz platformę EOD za pomocą interfejsów API z istniejącym oprogramowaniem finansowo-księgowym, sprzedażowym oraz kadrowym. Skonfiguruj automatyczne czytanie danych kontrahentów i przenieś najważniejsze cyfrowe pliki ze starych folderów do nowej bazy.


• Krok 5. Szkolenia personelu i start systemu (Go-Live). Przeprowadź praktyczne warsztaty dla pracowników. Po zakończeniu szkoleń ogłoś datę przejścia z procesów tradycyjnych na elektroniczne.

Cykliczna weryfikacja realizacji celów

Efektywny obieg dokumentacji to rozwiązanie, które realizuje wyznaczone cele biznesowe i operacyjne. Osiągnięcie tych celów nie zawsze jest możliwe z dniem wdrożenia i często zajmuje pewien czas. Zarówno wybrane rozwiązanie jak i dostawca powinni zapewnić wsparcie w monitoringu stopnia realizacji celów oraz ewentualnych modyfikacjach procesów czy samego rozwiązania, aby wyznaczone cele udało się z sukcesem zrealizować.