Zdefiniowanie celów biznesowych i operacyjnych

Pierwszym krokiem, jeszcze przed wdrożeniem systemu, powinno być zdefiniowanie celów biznesowych i operacyjnych, jakie chcemy osiągnąć po implementacji rozwiązania. To bardzo ważne zadanie, ponieważ zdefiniowane cele będą determinować kolejne działania w projekcie. Przykładem dobrze zdefiniowanego celu biznesowego jest np. wyeliminowanie zatorów płatniczych, a celu operacyjnego: skrócenie czasu akceptacji faktur kosztowych o 50%.

Identyfikacja procesów do usprawnienia

Po określeniu celów, jakie chcemy osiągnąć należy określić, które procesy biznesowe (i które rodzaje dokumentów w ramach tych procesów) powinny zostać zoptymalizowane, aby osiągnąć zdefiniowane cele.

Analiza aktualnego przebiegu procesów

W kolejnym etapie warto dokonać tzw. analizy „As Is” (tłum. „Jak Jest”) wyznaczonych procesów. W ramach analizy powinny być zidentyfikowane poszczególne kroki w danym procesie, sposób ich realizacji (manualnie/automatycznie), średni czas trwania czy średnie zużycie papieru. Zebranie tych informacji pomoże w określeniu, w jakim zakresie procesy powinny ulec modyfikacji oraz, które zmiany są priorytetowe (kroki najbardziej czasochłonne, najbardziej kosztowe, o największym ryzyku operacyjnym).

Na co się zdecydować, stawiając na elektroniczny obieg dokumentów

Elektroniczny obieg dokumentów może zostać zorganizowany w ramach różnorodnych narzędzi informatycznych – począwszy od gotowych aplikacji wymagających jedynie sparametryzowania (np. MS Sharepoint), przez uruchomienie dodatkowych modułów w większych systemach (np. ERP) po rozwiązania dedykowane, które zapewniają największą elastyczność w modelowaniu procesów i obiegów dokumentacji. Wybierając odpowiednie rozwiązanie warto zweryfikować nie tylko możliwości i koszt narzędzia w usprawnieniu własnych procesów ale również doświadczenie i metodykę wdrożeniową dostawcy – to od nich w dużej mierze będzie zależał sukces wdrożenia czyli realizacja wyznaczonych celów.

Wdrożenie rozwiązania

Wdrażając wybrane rozwiązanie, warto rozpocząć od uruchomienia jednego, stosunkowo prostego procesu biznesowego. Umożliwi to po pierwsze szybką weryfikację realiów wdrożeniowych (również po stronie własnej firmy) oraz przyzwyczajenie pracowników do nowej metody pracy z dokumentami.

Cykliczna weryfikacja realizacji celów

Efektywny obieg dokumentacji to rozwiązanie, które realizuje wyznaczone cele biznesowe i operacyjne. Osiągnięcie tych celów nie zawsze jest możliwe z dniem wdrożenia i często zajmuje pewien czas. Zarówno wybrane rozwiązanie jak i dostawca powinni zapewnić wsparcie w monitoringu stopnia realizacji celów oraz ewentualnych modyfikacjach procesów czy samego rozwiązania, aby wyznaczone cele udało się z sukcesem zrealizować.