Digitalizacja dokumentów – co to jest i dlaczego wzbudza tak duże zainteresowanie? Digitalizacja (zwana też cyfryzacją) to inaczej przeniesienie fizycznych dokumentów papierowych do formy elektronicznej i skategoryzowanie ich według potrzeb oraz preferencji organizacji. Elektroniczne dokumenty firmowe powinny być w pełni użyteczne oraz należycie zabezpieczone, w tym celu wprowadza się je do systemu jako pliki tekstowe. Pomagają w tym technologie z obszaru OCR (optical character recognition), umożliwiające rozpoznawanie znaków w skanowanym dokumencie.

Przygotowane pliki tekstowe można wykorzystać na wiele sposobów. Można ich z łatwością używać w różnych systemach stosowanych w firmie, bez konieczności każdorazowego wprowadzania danych. Integracje pomiędzy działami, możliwość wykrywania błędów i automatyzacja wielu procesów to dopiero początek zalet digitalizacji dokumentów.

Zdecydowana większość firm, decydując się na digitalizację archiwum i wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów, zleca to zadanie zewnętrznej firmie. Proces przeprowadzany na własną rękę jest dużo bardziej skomplikowany, niż mogłoby się wydawać, a ewentualne błędy wynikające z braku doświadczenia mogą mieć swoje konsekwencje finansowe, a nawet prawne. Oprócz cyfryzacji obsługiwanych w firmie dokumentów, digitalizacja polega na wdrożeniu stosownego oprogramowania, integracji z innymi systemami, a nawet możliwości przechowywania oryginałów dokumentów papierowych z dostawą na zamówienie.

Digitalizacja musi być przeprowadzona zgodnie z obowiązującym prawem. Dokumenty należy zabezpieczyć w sposób wymagany m.in. przez ustawę o elektronicznym obiegu dokumentów i ustawę o ochronie danych osobowych.

Obecna legislacja pozwala na elektroniczną archiwizację wielu rodzajów dokumentów. Są to m.in. akta osobowe pracowników, księgi rachunkowe, faktury, kopie dokumentów kasowych, sprawozdania finansowe, listy płac, inne dokumenty kadrowe i wiele więcej.

Netia, jako jeden dostawców rozwiązań ICT dla firm na polskim rynku, oferuje kompleksową usługę Netia Paperless. To zbiór narzędzi pozwalających na automatyzację procesów, autoryzację dokumentów za pomocą podpisów elektronicznych, podpisywanie umów i ograniczenie ilości używanych materiałów w firmie. Dzięki dostępowi do nowoczesnych systemów ECM klienci zyskują pełną kontrolę nad obsługiwanymi dokumentami, szybki dostęp do archiwum dla wszystkich uprawnionych pracowników, jak również możliwość sprawnego wyszukiwania poszczególnych aktów i integracji pomiędzy systemami. To pozwala poprawić workflow i zminimalizować kosztowne błędy.

Więcej informacji o obowiązujących aktach prawnych, dotyczących elektronicznego obiegu dokumentów można znaleźć w dedykowanym artykule.