W jakie obszary powinien zainwestować współczesny przedsiębiorca, stawiający pierwsze kroki w cyfrowym świecie?

 

W 2020 roku za pomocą rozwiązania Paperless udało się przeprowadzić 9 100 000 spraw (procesów wewnątrzfirmowych, obsługi dokumentów, faktur, wniosków urlopowych itp.).

 

Praktycznie w każdej branży, począwszy od sektora bankowego, poprzez firmy z sektora publicznego po transport, dzięki nieograniczonemu dostępowi do intuicyjnego systemu Paperless dla pracowników, udało się zaoszczędzić miliomy złotych. Już przy ok. 20 000 nowych dokumentów, przetwarzanych rocznie w firmie, po wprowadzeniu systemu do elektronicznego obiegu dokumentów, zaoszczędzono ok. 9 000 zł miesięcznie, co w skali roku daje przeszło 100 000 zł oszczędności. 

 

Zoptymalizowano pracę logistyki, archiwum, ograniczono czas na niepotrzebne poszukiwania dokumentów czy liczbę reklamacji, które dotyczyły zagubionych pism, istotnych z punktu widzenia prowadzonej przez firmę logistyczną działalności.

 

I tylko pomyśleć, że proces digitalizacji sięga pierwszej korespondencji mailowej, z dostępem do „chmury”, której wówczas nikt w taki sposób nie definiował. Z czasem pojawiły się pierwsze, wirtualne dyski a czołowi dostawcy infrastruktury zaczęli się prześcigać w ilości Gigabajtów, oferowanych końcowym użytkownikom.
Obecnie, digitalizacja, rozumiana jako proces zarządzania firmą uwzględniający zbieranie i analizę danych, które prowadzi do zwiększenia produktywności, minimalizowania strat, nieplanowych przestojów w przedsiębiorstwie oraz do automatyzacji procesów okołoprodukcyjnych, stał się powszechny a nawet, w dobie pracy zdalnej, pożądany.

 

Patrząc na to zagadnienie szerzej, digitalizacja to przede wszystkim:
•             wyższa wydajność,
•             efektywniejsze procesy biznesowe,
•             optymalizacja zasobów i procesów,
•             skuteczniejsza komunikacja,
•             poprawa jakości harmonogramu produkcji

 

Cyfryzacja wpływa także na produktywność i wspiera wzrost gospodarczy. To dzięki niej tworzymy innowacyjne produkty, zwiększamy swoją atrakcyjność na konkurencyjnym rynku, zyskując dostęp  do szerszego grona odbiorców naszych usług.

 

Jeżeli do tego dodamy możliwość pozyskania dodatkowych funduszy z Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój, wpierającego wszystkie rozwiązania wspierające automatyzację procesów w firmie, pracę zdalną, wykorzystywanie rozwiązań chmurowych czy sztucznej inteligencji, wejście w cyfrową rzeczywistość nie musi być takie trudne.

 

W jakie obszary mógłby, w takim razie zainwestować współczesny przedsiębiorca, stawiający pierwsze kroki w cyfrowym świecie?

 

Na przykład w platformę klasy ECM, wspierająca organizacje w efektywnym zarządzaniu informacją i dokumentami, w nowoczesny modeler procesów biznesowych, wpływający na ich codzienną obsługę oraz monitorowanie i doskonalenie.

 

W nowoczesnej firmie przydałby się również moduł wsparcia mobilnej obsługi klienta wykorzystywany na urządzeniach mobilnych takich jak tablety i smartfony, umożliwiający przeprowadzenie całego procesu sprzedaży czy obsługi klienta w ramach jednego rozwiązania.

 

Moduł kancelaryjny mógłby posłużyć do optymalizacji pracy zespołów obsługujących korespondencję przychodzącą i wychodzącą a elektroniczny podpis, mógłby z powodzeniem zastąpić papierowe wersje umów, wniosków czy dyspozycji wersjami elektronicznymi.

 

Procesy w firmie muszą być również przejrzyste oraz odpowiednio zabezpieczone. Dzięki modułowi elektronicznego repozytorium dokumentów, wspierającego organizacje w obszarze zarządzania zbiorami dokumentacyjnymi (elektronicznymi i papierowymi) oraz modułowi raportowemu platformy, wszystkie kluczowe dane firmy, byłyby bezpieczne a wyszukiwanie danych  (i wiedzy) dotyczących procesów oraz monitoringu krytycznych parametrów w czasie rzeczywistym, stałoby się o wiele prostsze.

 

Od czego należy zacząć i co dodatkowo można zyskać, dzięki zastosowaniu rozwiązania Paperless? Tego wszystkiego dowiesz się z analizy materiału, dotyczącego usługi Netia Paperless, który znajdziesz na stronie- Netia Paperless oraz z webinaru, poświęconemu elektronicznemu obiegowi dokumentów w strefie wiedzy Youtro - "Biznes a środowisko - Nieustanna walka o balans"