- Netia Paperless to kompleksowa rozwiązanie, służące do zarządzania wiedzą, w tym obiegu dokumentów, obrazowania i usprawniania procesów biznesowych, które bardzo istotnie przekładają się na wzrost efektywności i obniżenie kosztów. Szybka obsługa zamówień i realizacja zadań są możliwe dzięki automatyzacji czynności, wbudowanemu silnikowi Workflow oraz integracji z systemami IT – powiedział Krzysztof Jaworski, Kierownik Produktu, Netia SA.

- Średniej wielkości firma, zatrudniająca ok. 200 pracowników, która procesuje ok. 1500 faktur kosztowych w miesiącu, korzystając z nowego rozwiązania Netii może zaoszczędzić nawet 70 proc. czasu, jaki przeznacza na te czynności – dodał Krzysztof Jaworski.

Istotną korzyścią wynikającą z wdrożenia rozwiązania Netia Paperless jest bezpieczeństwo informacji firmowych. Poprawa w tym obszarze następuje w wyniku centralizacji danych i dokumentów, rejestracji każdej czynności w systemie oraz rozbudowanemu systemowi uprawnień. System pomaga w obsłudze korespondencji dowolnego rodzaju (papierowej, jak, mailowej, itp.), umożliwiając jej błyskawiczną rejestrację i przekazanie do właściwych odbiorców. Rozwiązanie zadba też, aby każdy z odbiorców obsłużył swoje pisma na czas.

Najważniejsze funkcjonalności rozwiązania Netia Paperless to:

• baza procesów biznesowych – każdy z nich posiada zdefiniowane kroki procesowe, formularze danych i raporty;
• graficzny model procesów i formularzy – umożliwiający łatwe modelowanie dowolnych procesów biznesowych za pomocą „drag & drop” („chwyć i puść”);
• moduł kancelaryjny (aplikacja) – szczególnie istotna w przypadku organizacji przyjmujących i wysyłających duże ilości różnorodnej korespondencji, która musi być obsłużona w ściśle określonym czasie. Kancelaria umożliwia zautomatyzowaną rejestrację przesyłek i pism oraz ich elektroniczne oraz fizyczne przekazywanie do odbiorców. Aplikacja pomaga też w obsłudze korespondencji wychodzącej z firmy (m.in. w obsłudze zleceń druku i wysyłek do odbiorców);
• skanowanie i automatyczne rozpoznanie dokumentów (OCR) – możliwa integracja z większością skanerów dostępnych na rynku;
• system alertów i przypomnień – automatyczne (e-mail lub sms) powiadomienia o przydzielonych zadaniach, oczekujących dokumentach, czy upływającym terminie obsłużenia sprawy;
• silnik workflow – zapewniający automatyczne przekazanie spraw między użytkownikami wg zmodelowanych reguł;
• moduł zastępstw – określanie uprawnień zastępstw w celu minimalizacji ew. przestojów w procesach;
• elektroniczne podpisywanie dokumentów – możliwość podpisania ich za pomocą technologii rejestracji danych biometrycznych podpisu;
• elektroniczne archiwum dokumentów – umożliwiające tworzenie dowolnej liczby archiwów;
• portal klienta i pracownika – możliwość udostępnienia klientom dedykowanego portalu w formie strony internetowej, gdzie będą mogli sprawdzić status spraw czy uruchomić wybrany proces (np. reklamacji).