Unified Communications, czyli, w tłumaczeniu na język polski, komunikacja zintegrowana, polega na scentralizowaniu różnych kanałów komunikacyjnych w celu usprawnienia przepływu informacji oraz ułatwienia współpracy wewnątrz organizacji.

System unified communications, w zależności od indywidualnej budowy, opiera się na wielu różnych komponentach łączących się ze sobą w celu obsługi połączeń wideo i połączeń telefonicznych (również stacjonarnych), a także poczty elektronicznej czy komunikatora.

W praktyce oznacza to, że pracownik firmy, która zdecydowała się na wdrożenie UC nie musi korzystać z różnych form komunikacji, ale może dzwonić, wysyłać maile czy uczestniczyć w wideokonferencjach dzięki jednemu rozwiązaniu technologicznemu. UC pozwala wybrać użytkownikowi odpowiedni sposób komunikacji z szerokiego wachlarza dostępnych narzędzi, dzięki czemu pracownik może zdecydować się na kontakt z zespołem lub klientem w optymalny jego zdaniem sposób.

Omawiając kwestię UC warto zwrócić uwagę na zagadnienie, jakim jest komunikacja w chmurze. Wiąże się ono głównie z tzw. mobilnością. Dzisiaj, kiedy coraz więcej firm dopuszcza pracę zdalną, to ogromne udogodnienie w codziennej komunikacji pracowników znajdujących się poza biurem. Komunikacja w chmurze może okazać się również strzałem w dziesiątkę dla mniejszych organizacji, dysponujących ograniczonym budżetem. Ponadto, jest alternatywą dla komunikacji zintegrowanej, wprowadzanej samodzielnie przez organizację.

Sprawnie funkcjonująca komunikacja to współcześnie, niezależnie od charakteru działania organizacji, podstawa codziennej pracy. Płynny przepływ informacji oraz stały kontakt pomiędzy współpracownikami pozwala na podniesienie efektywności oraz – co najważniejsze – skuteczne dotarcie i obsługę klientów. Ponadto, możliwość szybkiego kontaktu w zespole pracowników umożliwia błyskawiczną reakcję w przypadku jakichkolwiek trudności, wyzwań lub palących zadań, które należy bezzwłocznie wykonać.

UC to rozwiązanie, które może stać się fundamentem skutecznej komunikacji w firmach, w których zespół pracowników tworzą osoby mieszkające w różnych częściach kraju i świata lub pracujące mobilnie. Coraz większa popularność pracy zdalnej oraz nawiązywanie międzynarodowej współpracy z branżowymi specjalistami wymusza wprowadzenie nowoczesnej komunikacji zintegrowanej, bez której kooperacja w zdecentralizowanym zespole byłaby utrudniona.

Model pracy zdalnej, zwłaszcza w okresie pandemii COVID-19, zyskuje na znaczeniu. Wiele firm i pracowników dostrzega zalety tego rozwiązania, a prawidłowo zintegrowana komunikacja pozwala na wydajną pracę bez względu na miejsce, w którym przebywają członkowie zespołu. Warto jednak pamiętać, że nie tylko mobilność pracowników jest powodem, dla którego UC może okazać się świetnym uzupełnieniem działania firmy. UC jest bardzo pomocne również w tych organizacjach, które bardzo duży nacisk kładą na sprawną komunikację z klientami, na przykład, za pośrednictwem infolinii. To także świetna alternatywa dla firm mających kilka oddziałów. Reasumując: im więcej osób w danej firmie pracuje zdalnie lub mobilnie, tym potrzeba wdrożenia UC jest większa.