W życiu zawodowym wielu osób połączenia wideo oraz grupowe rozmowy przez Internet to codzienność. W praktyce, wideo rozmowy pozwalają zaoszczędzić czas, który w przypadku pracy zdalnej czy zespołu rozproszonego trzeba by było zainwestować w dojazd na miejsce spotkania. Planując udaną rozmowę wideo przez Internet warto mieć jednak na uwadze kilka istotnych kwestii.

Najlepiej, jeśli rozmowa wideo odbędzie się za pośrednictwem aplikacji lub programu, który zna możliwie jak największa grupa uczestników wirtualnego spotkania. W przypadku rozmów z osobami z zewnątrz firmy, można zastosować narzędzie, które nie wymaga założenia konta. Połączenie wideo powinno być obsługiwane przez rozwiązanie, które umożliwia realizację spotkania wystarczającej liczby uczestników i daje możliwie jak najwięcej funkcjonalności dla prowadzonych dyskusji. Wybierając rodzaje komunikatorów internetowych, upewnij się, że przyszli rozmówcy będą wiedzieli, jak je obsługiwać. Informację o dacie i godzinie spotkania oraz komunikatorze, za pośrednictwem którego odbędzie się połączenie, postaraj się wysłać z odpowiednim wyprzedzeniem. Wewnątrz organizacji warto zastanowić się nad wdrożeniem platformy do komunikacji zintegrowanej, na przykład Netia UC with Cisco Webex. Zobacz także - co to jest telekonferencja przez Internet i dlaczego dzisiaj ten sposób komunikacji zyskuje na znaczeniu?

Najlepiej, jeśli rozmowa wideo odbędzie się za pośrednictwem aplikacji lub programu, który zna możliwie jak największa grupa uczestników wirtualnego spotkania. W przypadku rozmów z osobami z zewnątrz firmy, można zastosować narzędzie, które nie wymaga założenia konta. Połączenie wideo powinno być obsługiwane przez rozwiązanie, które umożliwia realizację spotkania wystarczającej liczby uczestników i daje możliwie jak najwięcej funkcjonalności dla prowadzonych dyskusji. Wybierając rodzaje komunikatorów internetowych, upewnij się, że przyszli rozmówcy będą wiedzieli, jak je obsługiwać. Informację o dacie i godzinie spotkania oraz komunikatorze, za pośrednictwem którego odbędzie się połączenie, postaraj się wysłać z odpowiednim wyprzedzeniem. Wewnątrz organizacji warto zastanowić się nad wdrożeniem platformy do komunikacji zintegrowanej, na przykład Netia UC with Cisco Webex.
Zobacz także - co to jest telekonferencja przez Internet i dlaczego dzisiaj ten sposób komunikacji zyskuje na znaczeniu?

Wybierz ciche miejsce, gdzie nikt nie będzie przeszkadzał.
Połączenie wideo powinno dawać maksimum prywatności, dlatego komputer i wszystkie niezbędne akcesoria ustaw w miejscu, do którego dostępu nie będą miały osoby postronne. Idealnie, jeżeli dysponujesz oddzielnym pomieszczeniem. Pracujesz zdalnie? Przed rozmową, uprzedź wszystkich domowników, żeby Ci nie przeszkadzali.

Zadbaj o wygodne słuchawki z mikrofonem.
Słuchawki separują od otoczenia, co jest przydatne, jeśli w pobliżu są inne osoby, na przykład w biurze lub w domu, podczas pracy zdalnej. Słuchawki mogą mieć bardzo duży wpływ na jakość wideo rozmowy prowadzonej online, pomagając Ci skupić się na tym, co mówi rozmówca.

Zaplanuj odpowiedni strój.
Rozmowy internetowe rządzą się tymi samymi prawami, co spotkania twarzą w twarz. Dress code to konieczność, ale w niektórych przypadkach można pozwolić sobie na większą swobodę. To do Ciebie należy ocena tego, jaki strój będzie najbardziej odpowiedni. Uważaj, żeby nie wpaść w pułapkę rozluźnienia, co może się zdarzyć w przypadku pracy z domu. Fakt, że przebywasz w warunkach domowych nie zawsze zwalnia Cię z konieczności zaprezentowania stroju zgodnego z zasadami firmy.

Sprawdź ustawienie kamery.
Kamera nie powinna stać zbyt blisko twarzy. Najlepiej, jeśli Twoja sylwetka znajdzie się w centralnej części kadru. Upewnij się, czy w polu widzenia rozmówcy nie znajdują się prywatne przedmioty. Stanowisko, z którego łączysz się, powinno wyglądać możliwie jak najbardziej profesjonalnie. Prawidłowe działanie sprzętu sprawdź na dzień przed połączeniem.

Przygotowania do wideo połączenia zacznij co najmniej kilkadziesiąt minut przed planowaną rozmową. Ten czas da Ci szansę na zareagowanie, jeśli okaże się, na przykład, że tło rozmowy wymaga uporządkowania.
Sprawdź także, czy połączenia wideo są płatne!

Rozmowy wideo przez Internet to chleb powszedni w wielu firmach, w których występuje model pracy zdalnej oraz w przedsiębiorstwach wielooddziałowych, dlatego warto wiedzieć, jak nimi zarządzać, żeby wirtualne spotkanie nie było chaotyczne.

 

Wybierz prowadzącego.
Rozmowa wideo przez Internet powinna być prowadzona przez jedną osobę, dzięki czemu łatwiej będzie utrzymać porządek w trakcie spotkania. Prowadzący może udzielać głosu, prosić o ciszę i dyscyplinować rozmówców, jeśli zajdzie taka potrzeba. Wybranie prowadzącego jest niezbędne zwłaszcza w przypadku rozmów z większą grupą osób.

Ustal plan spotkania.
Jest to szczególnie istotna kwestia w przypadku dłuższych rozmów wideo przez Internet i dużych spotkań. Plan spotkania wyślij wcześniej wszystkim uczestnikom i dodatkowo omów pokrótce na początku rozmowy. Dzięki temu wszyscy rozmówcy będą wiedzieli kto wystąpi, kiedy będzie przerwa itd.

Zmień tło, jeśli jest taka potrzeba.
Możliwość zmiany tła to bardzo przydatna funkcja, jeśli pracujesz z domu i nie chcesz pokazywać prywatnych pomieszczeń lub w tle jest nieporządek, który wyglądałby nieprofesjonalnie. Wiele aplikacji i programów umożliwiających połączenia wideo przez Internet proponuje opcje zmiany lub rozmycia tła, zapewniające użytkownikom większą prywatność.

Wycisz szumy.
Opcja wyciszania hałasów i szumów to funkcjonalność, na którą zdecydowanie warto zwrócić uwagę,  wybierając narzędzie do komunikacji na odległość. Dlaczego? W trakcie spotkania online zwykle trudno całkowicie wyeliminować wszystkie dźwięki. Wystarczy, że kilka osób sięgnie po szklanki z napojami lub na rozmowę nałożą się hałasy zza okna, a kontynuowanie dyskusji może być utrudnione. Rozwiązaniem, jakim jest redukcja szumów, może pochwalić się obenie m.in. Netia UC with Cisco Webex.

Wyciszaj użytkowników.
Rozmowy głosowe przez Internet razem z obrazem wideo warto odbywać w środowisku umożliwiającym szybkie wyciszanie problematycznych użytkowników, jeśli zajdzie taka potrzeba, zwłaszcza w trakcie bardzo gorących dyskusji, kiedy czasami rozmówcy zamiast merytorycznej rozmowy zaczynają się przekrzykiwać. Taką opcją powinien sterować prowadzący spotkanie – dzięki temu łatwiej będzie zachować porządek w dyskusji.

Nagrywaj rozmowę.
Jeżeli aplikacja lub program, który jest używany w trakcie spotkania daje taką możliwość, a w rozmowie nie będzie mogła uczestniczyć kompletna grupa osób, późniejsze odtworzenie nagranego spotkania bywa bardzo pomocne.

Rozmowy wideo to dla wielu firm i organizacji podstawa codziennej komunikacji. W związku z tym, skuteczne prowadzenie wideorozmów staje się umiejętnością ważną dla osób aktywnych zawodowo i warto wiedzieć, co zrobić, żeby rozmowa wideo była satysfakcjonująca dla obu stron.